De aanhoudende strijd tegen mismatches

Aangiften die onjuist, onvolledig of inconsequent zijn ingevuld blijven openstaan in de systemen van de Douane – met alle gevolgen van dien. Wat kunnen ondernemers hieraan doen?

Douane en bedrijfsleven zijn er allebei bij gebaat dat formaliteiten vlot worden afgehandeld. Maar in de praktijk is dat soms lastiger gezegd dan gedaan. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het grote aantal mismatches tussen summiere en opvolgende aangiften.

Douaniers Gert Veenvliet en Loekie Lepelaar zijn beiden werkzaam in de Rotterdamse Haven – de eerste als teamleider Binnenbrengen & Uitgaan, de tweede bij Klantmanagement. Een belangrijke taak van Veenvliet en zijn medewerkers is het controleren van aangiften. “Wij checken onder meer of de Aangifte voor Tijdelijke Opslag (ATO) tijdig is ingediend – dat wil zeggen: binnen de wettelijk vastgestelde termijn. En of de aangifte volledig en juist is. Verder moet voor elk artikel op de ATO een vervolgaangifte zijn ingediend die – letterlijk – de lading dekt. De controle daarop vond en vindt hoofdzakelijk achteraf en geautomatiseerd plaats. En daarbij stuiten we op flinke aantallen verschillen tussen de summiere (ATO) en de opvolgende aangifte via NCTS (vervoer) of AGS (invoer). Die leiden tot mismatches, en uiteindelijk tot openstaande (deel)zendingen op de ATO.”

Grotere kans op fouten
Waar moeten we aan denken, bij die mismatches? Veenvliet: “Laat ik als voorbeeld vak 40 op het formulier voor de vervolgaangifte nemen. Als je daar een getal vergeet in te vullen, of in plaats van het cijfer nul de letter ‘o’ invult, dan zegt het systeem: deze stemmen niet overeen. En dat levert een openstaande post in op de NFV-lijst – de Niet-Fiscale Verplichtingen. Zo’n mismatch kan ook ontstaan door een onvolledige aangifte, gewichtsverschillen of een verschil in hoeveelheid of soort colli. Stel dat je tien zendingen in je trailer hebt zitten en een vervolgaangifte doet voor negen. Dan kom je weliswaar de poort uit, maar die tiende blijft openstaan in ons systeem. Die kan dan niet automatisch worden gezuiverd.”

Lepelaar vult aan: “Het gaat logischerwijs vaak mis rond groupage-zendingen, waarin kleinere zendingen van meerdere ondernemers tot een grotere lading zijn gebundeld. Daar zijn ook meerdere aangiften mee gemoeid. De kans dat daarbij iets fout gaat, is groter dan bij een bedrijf dat dagelijks een partij met één soort goederen vervoert, zoals whisky of matrassen.”

 Explosieve groei
Tot Brexit was het aantal openstaande posten die nader onderzoek vergden vrij stabiel, met een jaarlijks gemiddelde van circa 100.000 mismatches. Dit cijfer is na Brexit gestegen tot circa 600.000 per jaar, ondanks alle pogingen van de Douane om het bedrijfsleven hieromtrent te informeren. Lepelaar: “We hebben uitvoerig gecommuniceerd richting ondernemers, brieven uitgestuurd – zelfs uit naam van onze Directeur-Generaal – en heel veel voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd. Zo hebben we bedrijven die pakjes verzenden die veel mismatches opleveren persoonlijk benaderd – gebeld, gemaild en aangeschreven. Na allerlei toezeggingen om het gedrag te verbeteren, constateerden we dan een kleine, niet noemenswaardige verbetering. Daardoor zagen we nauwelijks vooruitgang.”

Verzoek om opheldering
Hoe gaat de Douane die mismatches te lijf? Veenvliet: “Alles wat niet automatisch gematcht is, staat nog open in ons systeem. Om te onderzoeken wat daarvan de oorzaak is, gebruiken we allerlei hulpmiddelen, waaronder een uitdraai van de terminalsystemen. In een dashboard kunnen we de verschillende aangiften aan elkaar koppelen en de opeenvolgende regeling oproepen. Als er 1.000 colli zijn aangegeven terwijl de ATO 800 vermeldt, dan wil je dus meer meenemen dan je in eerste instantie hebt aangegeven. En dat kan niet. In dat geval sturen we een mail naar de cargadoor met de boodschap dat we een verschil van 200 colli hebben. Die partij moet dan maar aantonen dat daar aangifte voor gedaan is. Dat geldt ook omgekeerd. Als op de ATO meer colli zijn aangegeven dan in de vervolgaangifte, dan moet men kunnen aantonen dat er voor die resterende colli aangifte is gedaan. Zo niet, dan volgt een Uitnodiging tot betaling, inclusief een boete.”

Wat als een bedrijf niet thuis geeft bij een verzoek om opheldering? Veenvliet: “Je hebt 2 weken de tijd om te voldoen aan onze opvraging. Als je niet reageert op ons verzoek om nadere informatie, sturen wij in eerste instantie nog een herinnering. Daarna kunnen wij overgaan tot bekeuren. Het gros van de aangiften laat zich overigens eenvoudig zuiveren. Want als wij vaststellen dat er een nul of een X ontbreekt, lossen we dat omwille van de snelheid zelf op. Maar feitelijk herstellen we op die manier de fouten van klanten, die er daardoor weinig van voelen en merken. Terwijl zij wel de veroorzaker zijn van de mismatch.”

Het verhelpen van mismatches kost de Douane veel tijd en mankracht. Veenvliet: “Voordat Brexit van kracht werd, waren er zo’n 12 medewerkers druk met het controleren van alle openstaande zendingen. Dat aantal is dit jaar verdubbeld, met name dus door Brexit. Ons Klantmanagement steekt veel energie in het aanspreken van klanten die mismatches veroorzaken – dit zijn veelal expediteurs en importeurs. Desondanks hebben we nog steeds een achterstand en blijven we met dit probleem zitten, als het gedrag van aangevers niet verandert.”

Verandering op til
Het goede nieuws: het probleem met mismatches zal stilaan verdwijnen met de komst van het Container Vrijgave Bericht (CVB). “Deze oplossing dwingt bedrijven om een correcte aangifte te doen”, stelt Veenvliet. “Meer gewicht aangeven dan vermeld staat in de ATO is straks niet meer mogelijk. Een container kan de terminal pas verlaten, als er een match is tussen de ATO en de opvolgende regeling of aangifte. Het duurt alleen nog wel even voordat we de positieve effecten hiervan gaan merken, want het CVB wordt in vier fases ingevoerd.”

 “Vooralsnog lijken bedrijven niet veel urgentie te voelen om hun aangiftegedrag te verbeteren”, beaamt Lepelaar. “Sinds 4 oktober controleren we of de gegevens van de invoeraangiften AGS matchen met de ATO. Onder die invoeraangifte valt de vooraf-aangifte voor aankomst van een schip én de vervolgaangifte na aankomst van een schip. Na implementatie van de vierde fase CVB zal het probleem met mismatches en openstaande zendingen hopelijk tot het verleden behoren. De Douane geeft dan geen opvolgende aangiften meer vrij, zolang er nog posten openstaan.”

Van goede wil
De hoge aantallen mismatches blijven Veenvliet en Lepelaar verbazen. “Als het nu om inhoudelijk complexe materie ging, konden we het nog begrijpen”, stelt Lepelaar. “Maar wat wij vragen is redelijk overzichtelijk. Natuurlijk kan het gebeuren dat je een keer per abuis de letter ‘o’ aanslaat in plaats van een nul. Maar wat wij zien is dat sommige partijen stelselmatig velden niet of verkeerd invullen. Er is dus niet alleen slordigheid, maar soms ook onwil in het spel. Waarschijnlijk zal er altijd een deel overblijven dat andere prioriteiten stelt. Gelukkig zien we bij veel van onze partners de bereidheid om het goed te doen. Zo probeert de Vereniging Rotterdamse Cargadoors met ons het aantal bekeuringen naar beneden te krijgen. Daarover praten ze ook met hun leden. Als álle spelers in de keten hun verantwoordelijkheid zouden nemen, zou dat een hoop stagnatie schelen.”

Deel dit bericht