ODB: samenwerken voor de BV Nederland

In het Overleg Douane Bedrijfsleven bespreken overheid en de sector handel en logistiek alles wat komt kijken bij het internationale goederenverkeer. Doel: een optimaal evenwicht tussen handhaving en handelsfacilitatie.

De Douane en de sectoren handel, industrie en logistiek vinden elkaar al ruim tien jaar in het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB). Daar wordt onder voorzitterschap van de Douane gesproken over goederenverkeer dat de EU-buitengrens over gaat, en alles wat daarbij komt kijken. Douaniers Ron Roelofs en Martijn van Kruining, beiden secretaris van het ODB, vertellen. “Het gezamenlijke doel is een zo goed mogelijke balans tussen handhaving en handelsfacilitatie.”

Bij het ODB schuiven geen individuele bedrijven aan. “Dat zou niet handig zijn, want die zouden dan vooral voor zichzelf aan tafel zitten”, zegt Roelofs. “We praten alleen met vertegenwoordigers van koepelorganisaties. Alle smaken zijn vertegenwoordigd, zoals expediteurs, transporteurs, terminaloperators en verladers – verdeeld over weg, lucht en maritiem. Het gaat om koepels in de zogenoemde EU-buitengrensoverschrijdende douanelogistiek met een landelijke dekking. Denk aan ACN, evofenedex en TLN/Fenex. En het midden- en kleinbedrijf praat mee via VNO-NCW. Gelijkwaardigheid en openheid vormen de basis van de gesprekken.”

Praten over douanelogistiek en -afhandeling
Het ODB heeft drie keer per jaar een algemeen strategisch overleg, over (inter-)nationale onderwerpen die de verantwoordelijkheden, taken en belangen van zowel Douane als bedrijfsleven raken. Zoals logistieke hindernissen en verwachte knelpunten door wijzigingen in wetgeving of werkprocessen. Ook zijn er drie sub-overleggen, van werkgroepen die viermaal per jaar bij elkaar komen. Er is een werkgroep voor actuele onderwerpen en wetgevingsvraagstukken (ODB Actueel), één voor onderwerpen op de middellange termijn (ODB MLT) en één op het gebied van IT. In het ODB-IT gaat het vooral over de geautomatiseerde systemen van Douane en bedrijfsleven voor het onderlinge berichtenverkeer en voor het indienen en ontvangen van aangiften. Bijvoorbeeld over noodzakelijke  aanpassingen onder invloed van wetswijzigingen. Bij dit overleg zitten ook softwareontwikkelaars aan tafel. Verder zijn er tijdelijke werkgroepen rond thema’s die voor een kortere periode intensieve aandacht nodig hebben. Zoals Brexit, of de wijzigingen van de regelgeving op het gebied van e-commerce.

Roelofs: “Binnen zo’n werkgroep kun je focussen op een onderwerp en slimmer, meer gestructureerd en sneller werken. En je kunt er andere partijen bij betrekken. In de Brexit-werkgroep bijvoorbeeld praatten de ferrymaatschappijen ook mee. Dat is normaal niet zo.” Van Kruining: “Het belangrijkste wat ons dat voor Brexit heeft opgeleverd, is dat het hele bedrijfsleven doorkreeg dat men aan de bak moest. Al vanaf 2016 gonsde het in het bedrijfsleven over Brexit. Als Douane drukten we bedrijven via allerlei kanalen steeds op het hart dat ze zich moesten voorbereiden op het ergste scenario. Toch dachten de meeste lang dat het wel zou loslopen. Pas toen de Brexit-werkgroep er kwam, konden we via de koepelorganisaties de urgentie echt duidelijk maken. Omgekeerd kregen wij terug welke soorten bedrijven door Brexit zouden worden geraakt. Daar konden wij als Douane ons weer op voorbereiden.”

Vrij uitzonderlijk
Het overleg kan ook een soort damage table zijn, als dat nodig is. Deelnemers kunnen namelijk ook knelpunten bespreken waar ze tegenaanlopen. Van Kruining: “Bijvoorbeeld: de Europese Commissie en de Europese Unie hebben vrij harde deadlines op IT-gebied. We overleggen samen hoe we aan die wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Daarmee kweken we bij de meeste branches en bedrijven best veel begrip. Als ondernemingen zeggen dat het te kort dag is om te kunnen voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving, dan kunnen we daar rekening mee houden en kijken wat er mogelijk is.”

Deze goede publiek-private samenwerking is bepaald niet gebruikelijk. “We krijgen regelmatig te horen dat het ODB vrij uitzonderlijk is”, zegt Van Kruining. “In veel landen is dat directe contact met het bedrijfsleven er niet.” Roelofs: “We geven wel eens presentaties aan buitenlandse bezoekers. Die vragen zich altijd af hoe we dit doen, hoe het werkt. Ik denk dat het vooral te maken heeft met ons  poldermodel. Nederland ligt grotendeels onder de zeespiegel, en we hebben al vroeg geleerd dat we moeten samenwerken om droge voeten te houden. Historisch gezien is er altijd een voedingsbodem geweest voor de dialoog. En ten tweede: meer dan 30% van alle goederen bestemd voor Europa, komt binnen via Nederland. Gigantische volumes, dus. Handel en distributie leveren veel inkomsten en banen op. Goed voor de hele BV Nederland. Dus heeft iedereen er belang bij dat alles vlot verloopt, en dat eventuele bottlenecks snel worden opgelost. Andere douanediensten willen altijd graag van onze aanpak leren.”

Luisteren naar elkaars wensen
Handelsfacilitatie is een opdracht die de Douane rechtstreeks vanuit de politiek heeft meegekregen. “We moeten toezicht houden, maar het bedrijfsleven daarbij zo min mogelijk hinderen”, legt Van Kruining uit. “Dat kun je alleen doen door met elkaar in gesprek te gaan, door te luisteren naar elkaars wensen.”
Er zijn meerdere initiatieven, ook op IT-gebied, die hun basis hebben in de behoeften van het bedrijfsleven. Roelofs: “Bedrijven willen bijvoorbeeld graag zelf bepalen wanneer de Douane hun containers controleert. We zijn nu dan ook bezig met een tool waarmee de onderneming zelf kan aangeven wanneer wij het beste zo’n fysieke controle kunnen komen doen. Uiteraard geldt dat alleen voor reguliere controles. Als we redenen hebben om goederen direct te inspecteren, dan doen we dat. We hoeven ons daarvoor niet te verantwoorden.” Van Kruining: “De Douane heeft zelf niet echt voordeel bij zo’n tool, maar het gaat ons om het grotere belang. Een van onze doelen is om één van de beste douanediensten van de wereld te zijn en te blijven. Dat vraagt ook om constant investeren en je reputatie onderhouden.”

Die opstelling levert waardering en steun van de brancheorganisaties op, zo merken de twee secretarissen. Van Kruining: “Een paar jaar geleden was het bedrijfsleven bang dat de Douane te maken had met te veel druk en te hoge verwachtingen vanuit onder meer de politiek. Toen heeft een aantal koepels van het ODB samen een brief gestuurd naar de staatssecretaris van Financiën. Daarin gaven ze aan dat ze alle vertrouwen hadden in de Douane en dat wij een cruciale rol spelen in het logistieke proces, maar dat er investeringen nodig waren om het hoge niveau te handhaven. De staatssecretaris heeft toen het ODB uitgenodigd om een verbeteraanpak te maken. Dat was start voor de Strategische Ontwikkelagenda ODB.” Roelofs: “Douane Nederland staat eigenlijk altijd in de top van lijstjes van beste douanediensten in de wereld, zoals de Logistics Performance Index van de Wereldbank. Dat kun je zien als een waardering van het bedrijfsleven. Nationaal, maar ook wereldwijd. Zo’n notering is ook weer goed voor de concurrentiepositie van Nederland en het vestigingsklimaat hier.”

Samen dingen gedaan krijgen
De aangesloten brancheorganisaties zijn uiteraard de spreekbuis van hun achterban, en tegelijkertijd een klankbord voor de Douane. Van Kruining: “Wij kunnen van achter onze bureaus van alles bedenken. Maar als het bedrijfsleven zegt ‘dat kan niet’ of ‘dat komt nu niet uit’, kunnen we het beter anders doen, of op een later moment. Dan loopt alles soepeler, en daar hebben we uiteindelijk ook zelf profijt van. Soms moeten dingen gewoon, zoals het implementeren van nieuwe wetten en regels. Maar dan helpen we elkaar. Dat is de kracht van het ODB: met respect voor elkaar samen dingen gedaan krijgen.”

Nationaal comité
Het ODB is bij de World Trade Organization (WTO) aangemeld als de National Committee on Trade Facilitation voor Nederland. Dit comité komt voort uit het Trade Facilitation Agreement van de WTO. Daarom sluiten er – afhankelijk van de agendapunten – ook vertegenwoordigers van andere overheidsorganisaties aan. Bijvoorbeeld medewerkers van de ministeries van Financiën, Buitenlandse Zaken of Economische Zaken en Klimaat, of van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit of de Inspectie Leefomgeving & Transport.

Deel dit bericht