Voorsorteren op verhoogde volumes

De technische infrastructuur van de Douane staat onder druk. Het programma Digitale Snelweg Douane moet uitkomst bieden.

Door onder meer Brexit, de Europese douanewetgeving en de gestage groei van de wereldhandel stijgt het aantal douaneaangiften de komende jaren sterk. De Douane werkt hard aan zijn technische infrastructuur en applicaties om die toename te kunnen opvangen. Dit gaat deels gebeuren onder de vlag van het meerjarige programma Digitale Snelweg Douane.

De groei in volumes komt niet uit de lucht vallen, vertelt programmamanager Albert de Wilde. “Een verkenning in 2019 leerde ons dat het wel eens snel heel spannend kon worden. We hadden de eerste Brexit-tests gedaan, en zagen het e-commerceverkeer al flink toenemen. Door corona is die stroom pakketjes het afgelopen jaar alleen maar groter geworden. Het aantal online aankopen en daarmee het aantal aangiften liepen snel op. Om dat te kunnen opvangen, was een apart programma nodig. Als Douane moeten we immers de continuïteit van onze processen borgen. Om zo te voorkomen dat de logistiek onnodige vertraging oploopt. In juli 2020 kwam er groen licht voor het programma. Toen konden we een team gaan opbouwen en zaken gaan verkennen en voorbereiden.”

Extra zwaar belast
Regiemanager Janneke Wiersema (foto): “Het laatste kwartaal van vorig jaar begonnen we te testen wat de groeiende volumes voor onze IT-huishouding betekenen. Al onze applicaties moeten die groei aankunnen. Bij de ene gaat dat misschien goed, bij de andere minder. In het verleden ging de aandacht vooral naar de functionaliteit van onze applicaties. Alleen worden ze nu zwaarder belast. Daarom analyseren en testen we de performance van de applicaties, die waar nodig worden aangepast. Bovendien: in de loop van de jaren is een heel landschap van applicaties ontstaan. En die zijn van elkaar afhankelijk. Daarom moeten we ze in samenhang bekijken. Tenslotte is de keten zo sterk als de zwakste schakel. Stapsgewijs lopen we zo alle systemen door. Een daarvan is ICS 2, het EU-stelsel voor de summiere aangifte bij Binnenbrengen. Dat is sinds half maart in de lucht, en verbonden met ongeveer 15 applicaties. Er gaan gegevens van de klant en van andere EU-landen richting de Douane en weer terug. Intussen gebeurt er binnen onze eigen systemen ook van alles met zo’n bericht. Er worden checks op losgelaten, berekeningen, risicoanalyses…”

Werklastmodel
“Applicaties moeten een piekbelasting aankunnen”, vertelt De Wilde. “Tegelijkertijd kun je ze niet continu op hun top laten werken. Daar zijn ze niet op gebouwd. Daarom hebben we een zogenoemd dynamisch werklastmodel ontwikkeld. Daarmee kunnen we becijferen wat we mogen verwachten de komende jaren. En ook meteen de implicaties van de verschillende EU-wetswijzigingen doorrekenen. Dit model wordt continu aangepast aan de actualiteit. Dat doen we op basis van de jongste getallen vanuit onze eigen operatie, en data vanuit het bedrijfsleven. De vraag is steeds: waar lopen we tegen grenzen aan, en waar is extra infrastructuur nodig?”

Wiersema: “Vooral bij e-commerce gaat het om extreme aantallen. Wat we normaal in een jaar halen, hadden we laatst in een maand. Er zijn grote spelers die voor een opstopping kunnen zorgen door in één klap miljoenen aangifteregels in te dienen. Daarom proberen we afspraken te maken met zulke bedrijven. Om hier slimmer mee om te gaan, en te kijken of ze die aangiften wat meer kunnen spreiden. Tenslotte kun je bij ons 24 uur per dag aangifte doen.”

Loze uurtjes
IT-architect Lourens Riemens vult aan: “We moeten niet alleen de aantallen inschatten en de prestaties meten, maar ook onze systemen en infrastructuur optimaliseren. Het helpt daarbij om het werk zo goed mogelijk verdeeld te laten binnenkomen. Dat kan alleen door goede afspraken te maken met het bedrijfsleven. Een andere manier is voorrang geven aan tijd-kritische zaken die van belang zijn voor de logistiek. Denk aan risicoselectie en de vrijgave van goederen. Andere, meer administratieve taken kun je dan bewaren voor de loze uurtjes waarop veel minder aangiftes binnenkomen. Zo is het doorzetten van bepaalde gegevens aan Brussel niet direct nodig.

Een ander voorbeeld is het berekenen en innen van verschuldigde bedragen. Je kunt dat voor elke aangifte van een bedrijf afzonderlijk doen. Of je verzamelt alle bedragen aan het eind van de dag, en telt ze dan bij elkaar op. Dit hangt ook af van de bedrijfsvoering van een bedrijf, en van de klanten en hun bestelgedrag. Doe je van elk doosje potloden dat je verscheept apart aangifte, of spaar je alle zendingen op?”

Ergens houdt het op
Aanvullende slimme oplossingen zijn in elk geval nodig, stelt Riemens. “De e-commercestroom gaat nu richting de 900.000 aangiften per dag. Op jaarbasis heb je het dan over 350 miljoen. Ter vergelijking: in 2018 zaten we nog op 12 miljoen. Dit wordt nog meer, doordat de vrijstellingen voor zendingen met een maximale waarde van 22 euro komen te vervallen. En wat onze inspanningen betreft: de btw berekenen over een pakketje met een waarde van 1,20 euro is net zoveel werk als over een aangifte van 1 miljoen euro. In 2027 zitten we misschien wel op een miljard aangiften per jaar. Vergelijk het met een snelweg die je wilt verbreden. Je kunt van 3-baans naar 4-baans, daarna nog eens naar 6-baans. Maar ergens houdt het op. Voorlopig komen we niet in de problemen, maar we kunnen niet blíjven opschalen. Uiteindelijk moeten we misschien terug naar de wetgever met de vraag: is het echt noodzakelijk om elke transactie helemaal in de actualiteit te monitoren?”

Nieuwe motor
Ook Jan Polkerman, Chief Technology Officer van de Belastingdienst, is zich bewust van de enorme uitdagingen. “Dit zijn volumes waarbij waarschijnlijk ook de Chinezen de wenkbrauwen zullen fronsen. De Belastingdienst verwerkte al grote hoeveelheden gegevens, maar de groei is nu exponentieel. Dat vraagt om een goede voorbereiding op toekomstige veranderingen. Ook omdat ik niet geloof dat we teruggaan naar de situatie van vóór de coronacrisis. Eenmaal ingesleten patronen – massaal online producten bestellen bijvoorbeeld – zullen niet snel verdwijnen.”

“Het werklastmodel helpt ons om betrouwbare voorspellingen over de groei te doen”, zegt Polkerman. “Maar verder dan één of twee jaar vooruitkijken is lastig. Voor de komende twee jaar voorzie ik trouwens geen knelpunten. Voorlopig kunnen we blijven opschalen en onze capaciteit softwarematig vergroten. Onze hardware is daarop voorbereid. Vergelijk het met een auto: die kun je beter laten presteren door ’m te finetunen. Er hoeft niet meteen een nieuwe motor in. Maar dat kun je natuurlijk niet blijven doen. Uiteindelijk is het nodig om over te stappen op een nieuw model. Totdat dat weer aan z’n maximum zit.”

Grenzen aan de groei
Uiteindelijk valt niet te ontkomen aan innovaties of een alternatieve aanpak, weet Polkerman. “Even los van de vraag of onze voorspellingen kloppen: met traditionele IT lopen we een keer tegen onze grenzen aan. De capaciteit is eindig, ook al weten we niet precies waar de limiet ligt. Zo zullen we ooit moeten overstappen op de cloud. Natuurlijk vraagt dat om goede afspraken. Je moet goed in kaart hebben wat je wel en niet onderbrengt in die cloud. En wat de risico’s zijn.”

“Daarnaast kun je je afvragen of we wel voortdurend data heen en weer moeten slepen. Is het misschien beter om die bij de bron te houden of om ze op een andere vaste plek te ‘parkeren’? Zodat de Douane die data zelf kan ophalen, als dat nodig is? Ook valt te denken aan het nog verder optimaliseren van de risicoanalyse, waarbij de Douane bijvoorbeeld elke 25e aangifte controleert. En als dat goed blijkt te gaan, misschien wel 1 op de 100 of 1.000 aangiften. En wie dat vertrouwen beschaamt, wordt aangepakt.”

“Wat de oplossing ook wordt, gelukkig staat de Douane in nauwe verbinding met zijn klanten”, stelt Polkerman tot slot. “Er is voortdurend overleg met het bedrijfsleven over welke belangen wanneer het zwaarst wegen. Ongetwijfeld zullen er goede afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over welke serviceberichten en aangiften prioriteit hebben. De sleutel tot succes zit ’m in een voortdurende dialoog.”

Deel dit bericht