Digitale dienstverlening Douane: wat zit er in het vat?

Deze keer een themanummer over onze digitale diensten. Dat worden er steeds meer. Waarom zet de Douane zo zwaar in op digitalisering? En wat betekent dit voor ondernemers?

Dit e-zine staat bijna helemaal in het teken van de doorlopende digitalisering van de dienstverlening van de Douane. Een uitgebreid en vaak ingewikkeld proces, dat stap voor stap vooruitgaat. Een proces waarvoor we bovendien de medewerking van het bedrijfsleven niet kunnen missen. Wat hebben we de afgelopen jaren gedaan op dit gebied? Wat voor veranderingen staan er op stapel? En hoe kunnen ondernemers zich hierop voorbereiden?

Sinds het eerste nummer van Douane inZicht uitkwam, begin 2015, besteden we regelmatig aandacht aan de digitalisering van douaneprocessen. Een belangrijke drijfveer achter die digitalisering is de komst van het Douanewetboek van de Unie (DWU). Het DWU moet zorgen voor harmonisatie en standaardisatie van procedures en gegevens, en een volledig elektronische afhandeling van douaneformaliteiten in alle EU-lidstaten. Voor een aantal processen zijn deze veranderingen al uitgevoerd. Denk aan het digitaal aanvragen van vergunningen en bindende tariefinlichtingen (BTI’s), en de aanvraag Geregistreerde Exporteur (REX) via een Europees digitaal portaal. En ook aanpassingen in douaneaangiftesystemen als DMS zijn gebaseerd op eisen uit het DWU.

Maar natuurlijk zijn niet alle ontwikkelingen op het gebied van digitalisering bij de Douane ingegeven  door Europese wet- en regelgeving. Ook op nationaal gebied spelen er allerlei zaken die hierop van invloed zijn. Zo komt de Wet digitale overheid eraan. Die bepaalt dat burgers en bedrijven op een veilige manier moeten kunnen inloggen bij de overheid. En veilig gegevens met de overheid moeten kunnen uitwisselen. Het nut en de noodzaak van goed beveiligde digitale data worden bijna met de dag groter. We kennen allemaal wel verhalen over phishing, WhatsApp-fraude en andere vormen van misbruik van persoonlijke en bedrijfsgegevens. De gewenste veilige inlog voor ondernemers gebeurt via eHerkenning.

Daarnaast is digitalisering natuurlijk gewoon een manier om onze dienstverlening gebruiksvriendelijker te maken. En beter te laten aansluiten op de wensen van bedrijven. Een mooi voorbeeld is het webinar, een middel dat we steeds vaker inzetten om ondernemers op een laagdrempelige, plaats- en tijdonafhankelijke manier te informeren over nieuwe ontwikkelingen. Bijkomend voordeel: de informatie is ook nog op een later moment beschikbaar voor douaneklanten.

Lang ging de Douane er vanuit dat al onze IT-systemen eind 2020 aangepast en klaar voor gebruik zouden zijn. Maar in de loop van de tijd werden prioriteiten bijgesteld, planningen aangepast en implementatietrajecten getemporiseerd. Dit om alle, vaak ingrijpende, veranderingen behapbaar en werkbaar te houden. Voor de Douane zelf én voor het bedrijfsleven. De Douane is dan ook zeker nog niet klaar met digitalisering: ontwikkelingen op dit gebied blijven elkaar in snel tempo opvolgen. Met nieuwe technologische mogelijkheden en nieuwe wensen van gebruikers als belangrijkste aanjagers. Als er technisch meer kan, veranderen de wensen op het gebied van automatisering vaak vanzelf mee. Met andere woorden: als een proces gedigitaliseerd is, dan smaakt dat meestal naar meer. Zeker als ook vergelijkbare processen geschikt zijn voor digitalisering.

Dit alles is de context waarin deze speciale uitgave over onze digitale dienstverlening tot stand is gekomen. Elk artikel gaat over een specifieke ontwikkeling op dit gebied. We vertellen bijvoorbeeld over de verschillende Europese en nationale douaneportalen die eraan komen. We gaan in op de rol die eHerkenning en ook DigiD hierbij spelen. We laten zien hoe het nieuwe Import Control System (ICS2) zorgt voor meer veiligheid in de EU. En we staan stil bij de naderende veranderingen voor ondernemers die actief zijn op het gebied van e-commerce.

Digitalisering, harmonisatie, standaardisatie… Het vraagt veel van de Douane én van ondernemers. Beide kanten moeten hun procedures en processen aanpassen en nieuwe routines aanleren. Daarom willen we hierin zo veel mogelijk optrekken met het bedrijfsleven, en er samen in investeren.

Tot slot: we praten hier over ingewikkelde IT-projecten, die een eigen dynamiek hebben en vaak onvoorspelbaar zijn. Onze planningen staan steeds onder druk, en onze ambities blijken niet altijd realistisch. Daarom kijken we in deze Douane inZicht niet verder vooruit dan zo’n twee jaar.

We besluiten deze Douane inZicht met aandacht voor de tv-serie De Douane in actie. Onlangs startte het tweede seizoen van de reeks op RTL 5. We zijn er trots op dat Nederland weer kan meekijken bij ons spannende en gevarieerde werk op logistieke locaties.

Deel dit bericht