EU Trader Portal: migratie vergunningen verloopt voorspoedig

Marktpartijen kunnen alles op het gebied van Europese douanevergunningen regelen via het EU Customs Trader Portal. Dat gaat nog niet altijd even soepel, maar bij vragen of problemen staat de Douane voor hen klaar.

Stap voor stap zet de Douane alle papieren DWU-vergunningen om in een digitale variant. Die is aan te vragen via het EU Trader Portal. Op dit moment is ongeveer de helft van de omzettingen gedaan. Verder helpt de Douane bedrijven bij het wijzigen van de vergunningen die ze al hebben. Dit is namelijk gemakkelijker gezegd dan gedaan: na een nieuwe release van het portal (juli vorig jaar) veranderde de onderliggende datastructuur van deze documenten.

Hoe zat het ook alweer? Het EU Trader Portal (EU TP) is het portaal waarin Nederlandse ondernemingen uiteindelijk 20 verschillende DWU-vergunningen digitaal kunnen aanvragen, wijzigen of intrekken. Allemaal handelingen waarvoor eHerkenning nodig is.

“We zijn nu halverwege met het migreren van vergunningen”, vertelt douanemedewerker Jasper Blok (foto). “Op het programma staan nog  Doorlopende zekerheid (CGU), Uitstel van betaling (DPO) en de vergunningen voor douanevervoer. Eind dit jaar hopen we alles af te hebben. Zodra een vergunning is gemigreerd, houdt de papieren versie op te bestaan. Bedrijven die een nieuwe vergunning willen aanvragen, kunnen dit dan alleen nog digitaal doen in het EU TP. In totaal hebben we nu bijna 3.300 vergunningen in het systeem staan. Dat zijn nieuwe aanvragen in het EU TP die tot een vergunning hebben geleid, en papieren vergunningen die door ons zijn gedigitaliseerd.”

Nieuw datamodel
Midden 2020 werd de tweede versie van het EU TP geïmplementeerd. Die is, anders dan versie 1, gebaseerd op de data-elementen uit de huidige bijlage A van het Douanewetboek van de Unie (DWU), legt douanemedewerker Ronnie de Croon uit. “Daardoor is met de nieuwe release het hele datamodel van de DWU-vergunningen aangepast. Als een klant of diens vertegenwoordiger een nieuwe vergunning wil aanvragen, merkt hij daar weinig van. Het wijzigen van een bestaande vergunning is alleen wel wat meer werk. Ook wijzigingsverzoeken gaan via het EU TP. Bedrijven hoeven hiervoor niet hun systemen aan te passen of andere software te kopen.”

Blok: “Bij het wijzigen van vergunningen komt meer kijken dan alleen het toevoegen of veranderen van een code of goederenomschrijving. Jammer genoeg is niet altijd in één oogopslag duidelijk welke velden in de vergunning moeten worden veranderd. Als een klant of vertegenwoordiger iets in een bestaande vergunning wil wijzingen, dan kan het zijn dat hij bijvoorbeeld verplichte velden moet toevoegen die er eerder nog niet waren. Als er gegevens ontbreken of velden niet goed zijn gevuld, krijg je allerlei rode foutmeldingen te zien.”

“Er zijn veel verschillende aanpassingen, die ook weer verschillen per type vergunning. Daarom is het voor ons lastig om aan te geven wat er precies is gewijzigd en waar”, vult De Croon aan. “En dit leidt regelmatig tot vragen. Dat merken we aan de telefoontjes die binnenkomen, bijvoorbeeld bij de Nationale Helpdesk Douane en de Bedrijvencontactpunten. Er bestaat nog geen instructie voor het wijzigen van een bestaande digitale DWU-vergunning, maar die is in de maak.”

Helpende hand
“Niemand heeft er iets aan dat bedrijven van het kastje naar de muur worden gestuurd”, zegt Blok. “Daarom is het goed om nog eens uit te leggen waar zij met welke vraag terechtkunnen. Met vragen over of problemen met eHerkenning, zoals niet kunnen inloggen, kun je terecht bij de providers van het inlogmiddel. Voor IT-gerelateerde vragen kun je contact opnemen met de Nationale Helpdesk Douane. En inhoudelijke douanevragen kun je stellen aan je douaneregio of de Douanetelefoon. Bij die laatste kunnen ook bedrijven die nog geen douaneklant zijn terecht. We snappen dat dit verschil soms lastig is. Maar we lossen het graag op, samen met de klant. Als het systeem een foutmelding geeft, kan een supergebruiker zoals ik de klant daar doorheen loodsen, meekijken naar de vergunning en deze vervolgens in versie 2 zetten. En dat waarderen klanten, merken we. Zeker als je goed uitlegt waarom die stappen nodig zijn.”

De Douane staat niet alleen klaar voor bedrijven als die vragen hebben. We kijken ook zelf waar we kunnen helpen. “We weten welke klanten vergunningen hebben die nog in versie 1 zitten en gewijzigd moeten worden. Als dat kan, zetten we deze zelf om naar versie 2. Daar hebben zowel de Douane als het bedrijfsleven voordeel bij. Het scheelt de klant een hoop werk.”

“We doen er alles aan om bedrijven te informeren. Op www.douane.nl staat een instructie voor het aanvragen van een nieuwe vergunning. Dat helpt bedrijven om de goede gegevens in te vullen in de juiste velden. Ook laten we bedrijven weten dat hun vergunning is gemigreerd naar het EU TP. En dat ze op tijd eHerkenning moeten aanvragen, als ze dat nog niet hebben gedaan. Anders kunnen ze niet inloggen in het portaal. En dus ook geen wijzigingsverzoek voor hun vergunning aanvragen.”

Meer harmonisatie
De DWU-wetgeving is van kracht sinds 2016. Hierin staat dat de uitwisseling van informatie tussen douanediensten en bedrijven steeds meer digitaal moet gebeuren. Alle communicatie en interactie over Europese douanezaken verlopen via het EU Trader Portal. Dit om binnen de EU voor meer harmonisatie te zorgen. Zo staat in bijlage A van de DWU nauwkeurig omschreven hoe een aanvraagformulier en vergunning eruit moeten zien. En dat voor alle 22 verschillende DWU-vergunningen.

Deel dit bericht