“Maak werk van de overgang naar de Handel & Transport Gateway”

De Digipoort Handel & Transport maakt binnenkort plaats voor een vervangend systeem. Douanier Dick Romp vertelt waarom bedrijven beter niet te lang kunnen wachten met de overstap.

Bedrijven zenden allerhande digitale berichten en meldingen rond goederenzendingen en logistieke bewegingen naar de Douane en andere overheidsorganisaties. Die stroom verloopt nu nog via de Digipoort Handel & Transport. Het komende halfjaar maakt dit communicatiekanaal fasegewijs plaats voor de Handel & Transport Gateway, kortweg HTG. Gebruikers dienen zich vóór 1 juli 2020 aan te sluiten op de nieuwe poortvoorziening, en kunnen daarbij begeleiding krijgen van de Douane. “Ons uitgangspunt is dat klanten zo min mogelijk mogen merken van de overgang”, stelt douanier Dick Romp, programmamanager Digipoort.

De Digipoort H&T is een centraal loket voor elektronisch berichtenverkeer tussen ondernemingen en overheden. Marktspelers wisselen langs deze weg informatie uit met de Douane, de Koninklijke Marechaussee, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, de Zeehavenpolitie en NCA SafeSeaNet. Die overheidspartijen op hun beurt gebruiken de postbus ook om onderling informatie te delen, ten behoeve van hun controleprocessen én een geoliede logistiek. “Zo sturen rederijen onder meer gegevens over de bemanningsleden op hun schepen in voor de KMar, die deze vervolgens kan checken”, geeft Romp als voorbeeld. “En de NVWA laat de Douane via de Digipoort H&T weten dat goederen wat haar betreft in orde zijn, waarop wij de betreffende zending kunnen vrijgeven.”

Verstoringen sneller verhelpen
In de loop van 2020 eindigt het contract met de onderaannemer van Logius (de ICT-dienstverlener van de Rijksoverheid) die de techniek achter de huidige Digipoort H&T levert. Er is voor gekozen een vervangende portal te ontwikkelen, binnen de muren van Belastingdienst/Douane: de Handel & Transport Gateway. De dienst gaat ook de serviceverlening daaromheen verzorgen. “Een keuze die in onze ogen de continuïteit ten goede komt”, stelt Romp. “Als Douane vinden we het belangrijk om voortdurend te verbeteren, zeker waar het de beschikbaarheid van onze systemen betreft. Wanneer zich straks verstoringen voordoen in de HTG, kunnen we sneller optreden. Nu is het zo dat bij een verstoring van de Digipoort H&T een melding binnenkomt bij de Nationale Helpdesk Douane – NHD – die zo’n geval dan analyseert. Blijkt de oorzaak niet bij onze dienst te liggen, dan is er direct overleg met Logius en de leverancier – en dit kost nu eenmaal tijd. Dat is geen onwil, maar komt voort uit de wijze waarop de zaken zijn georganiseerd. Als wij de HTG in eigen beheer krijgen, halen we er dus twee schakels tussenuit en zijn wij de enige betrokken partij. Dan kunnen we verstoringen makkelijker oplossen en hebben we het systeem eerder weer in de lucht.”

Koplopers
De afgelopen maanden heeft de Douane intensief gewerkt aan de HTG. Gebruikers van de Digipoort H&T worden er het komende half jaar fasegewijs op aangesloten; de eerste bedrijven gaan binnenkort over. Romp: “We hebben er de voorkeur aan gegeven om te beginnen met enkele zogenoemde koplopers: grote bedrijven die samen met ons in productie bekijken wat de migratie naar het nieuwe systeem precies betekent. Welke aanpassingen moeten zij doen, en komen die overeen met wat wij hebben ingeschat? Die ervaringen helpen ons in het verdere verloop van het proces. Onze verwachting is overigens dat de overgang voor de meeste van onze klanten geen grote veranderingen met zich meebrengt en geen grote inspanningen vergt. Ons uitgangspunt is namelijk dat we functioneel niets wijzigen aan de portal. Inhoudelijk blijft het berichtenverkeer dan ook hetzelfde. De meeste ondernemingen zullen alleen een IP-adres of e-mailadres hoeven veranderen, zodat de verzonden informatie voortaan in de HTG terechtkomt.”

Maatwerk mogelijk
De migratie van Digipoort H&T naar HTG verloopt in drie fasen, zogenoemde plateaus. Als eerste gaan nu de logistieke stromen voor de Douane over (AGS, CID, EMCS, NCTS). In maart 2020 volgt de Single Window-stroom voor de Koninklijke Marechaussee, de Zeehavenpolitie, havenautoriteiten en de Douane. Weer een maand later start ten slotte de omzetting van de logistieke stroom voor de NVWA (veterinair, fytosanitair, visserij). Uiterlijk 30 juni 2020 – een harde deadline – moeten alle gebruikers aan het nieuwe systeem zijn gekoppeld, waarna bij Logius de Digipoort H&T wordt afgesloten. Romp: “We hebben een zogeheten klantreis uitgestippeld. Gebruikers van de Digipoort H&T ontvangen een e-mail van de postbus noreply@htg-migratie.nl, waarin alle te volgen stappen duidelijk en gedetailleerd staan beschreven. De eerste stap betreft de intake: de Douane verzamelt zo veel mogelijk informatie om de technische aansluiting van een onderneming zo goed mogelijk te kunnen voorbereiden. Het is dan ook van belang dat bedrijven het intakeformulier goed en volledig invullen en snel terugzenden. Daarna kunnen zij in een speciaal ontwikkelde planningtool aangeven wanneer ze technisch willen aansluiten op de nieuwe poortvoorziening. Zij kiezen dan een tijdslot van één uur waarbinnen de verbinding wordt gerealiseerd. Hierbij kunnen ze te allen tijde begeleiding krijgen van de Douane; onze technische experts leveren maatwerk, als dat nodig is. Zij kunnen een bedrijfsbezoek brengen en ter plekke meekijken en adviseren. Vervolgens is onze dienst aan zet voor de functionele aansluiting. Wij moeten er voor zorgen dat de berichten en meldingen daadwerkelijk in de HTG belanden. Of dit goed gaat, zullen we uitgebreid testen.”

Omvangrijke operatie
Romp beseft dat er marktpartijen zijn die informatie inzenden binnen twee of drie van de verschillende stromen die overgaan naar het nieuwe systeem. “Het is logisch dat die in een later stadium de switch maken, dus in één keer voor hun volledige berichtenverkeer. Dit kan uiteraard, omdat alle afnemende overheden tot 1 juli 2020 in staat zijn berichten te ontvangen vanuit zowel de Digipoort H&T als de HTG.”
Niettemin raadt Romp bedrijven aan om toch vooral niet te lang te wachten met aansluiting op de HTG. “Vele honderden ondernemingen moeten omschakelen, dus dit is een omvangrijke en tijdrovende operatie, die een strakke planning vergt. Het is echt essentieel dat alle betrokken en belanghebbende partijen hier vaart achter zetten.”

Meer weten?
Douane, NVWA, Koninklijke Marechaussee, Zeehavenpolitie en Rijkswaterstaat organiseerden dit najaar samen een webinar rond de overgang van Digipoort H&T naar HTG. Klik hier om deze informatieve uitzending te bekijken.
Vragen over de migratie naar en aansluiting op de HTG kunt u mailen naar douane.dlk.htg@belastingdienst.nl. U kunt ook contact opnemen met de Nationale Helpdesk Douane, tel. 088-156 66 55.

Deel dit bericht