Brexit: “Straks staan voldoende vakbekwame collega’s klaar”

Met het oog op Brexit trok de Douane in korte tijd honderden verse krachten aan. Om die allemaal op te leiden tot vakbekwame douaniers beproeft de dienst een vernieuwend opleidingsconcept.

Het voorziene vele extra werk als gevolg van het Britse vertrek uit de EU dwong de Douane honderden nieuwe medewerkers aan te trekken. Het in korte tijd werven, selecteren en scholen van al die kandidaten – een proces waar de dienst nog middenin zit – is een ware krachttoer. Om hen klaar te stomen voor hun specifieke werkzaamheden aan de grens beproeft de dienst een vernieuwend educatief concept, dat voor een kentering kan zorgen in de bestaande interne onderwijssystematiek: taakgericht opleiden. “Dankzij deze verfrissende aanpak komen onze kersverse collega’s goedbeslagen ten ijs.”

“In het vroege voorjaar van 2018 stond Brexit uiteraard hoog op de agenda van het management van onze organisatie”, vertelt Janneke Jong (rechts op de foto), beleidsadviseur human resource development bij de Douane. “Onze dienst stond voor een ongekende opgave: onder enorme tijdsdruk moest een toename van personeel van niet minder dan 20% worden gerealiseerd. Voor het toezicht op de goederenstromen tussen het Verenigd Koninkrijk en het Nederlandse vasteland waren bijna 930 nieuwe medewerkers nodig, van wie er 300 op 29 maart dit jaar paraat zouden moeten staan. Hoe konden we die massale instroom goed opleiden? Het was helder dat de traditionele methode hier niet zou volstaan: te tijdrovend.”

Nu wilde het geval dat Jong al enige tijd werkte aan een – volgens velen noodzakelijke – nieuwe visie op leren en ontwikkelen binnen de Douane. “Een belangrijk element van die herziening is het zogenoemde taakgericht opleiden, waarbij het leertraject wordt afgestemd op de werkzaamheden die de cursist daadwerkelijk gaat uitvoeren. De nadruk ligt niet langer op het opdoen van heel veel en heel brede theoretische kennis, maar op het trainen van praktische vaardigheden die binnen een duidelijk afgebakend werkproces van belang zijn. Mijn overtuiging was dat die andere kijk op onze onderwijsmethoden het Brexit-vraagstuk mede kon helpen oplossen. Nadat we die zienswijze presenteerden in het MT Douane werden ook onze directeuren enthousiast. Zij gaven ons de ruimte om een pilot op dit gebied te starten, een besluit dat door de medezeggenschap volledig werd omarmd. Brexit was dus eigenlijk een katalysator; het heeft de intrede van taakgericht opleiden hier in een stroomversnelling gebracht.”

‘Start-bekwaam’
“De pilot was helemaal afgestemd op de oorspronkelijke deadline-datum van de Brexit”, zegt coördinator opleidingen Brexit Daniëlla van Iterson (links op de foto). “We begonnen met drie taakgerichte opleidingen voor aspirant C-medewerkers – zeg maar onze collega’s die diep in de operationele uitvoering zitten; de mensen aan wie we in het kader van Brexit vooral behoefte hebben. De focus lag daarbij op de drie douaneprocessen waar we de meeste knelpunten verwachtten: Passagiers op luchthaven Schiphol, Ferry’s in de Rotterdamse haven en Zuivering – de afhandeling van vervoersdocumenten. Het doel was ervoor te zorgen dat alle douaniers in opleiding binnen deze trajecten op 29 maart 2019 zogezegd start-bekwaam zouden zijn. Daarmee bedoelen we dat zij hun beoogde, vaak zeer helder omschreven taken aan de grens voor een groot deel al zelfstandig kunnen uitvoeren.”

“Bijvoorbeeld dat een medewerker op Schiphol een bagagecontrole kan verrichten, en weet wat hij moet doen als hij in een koffer een paar slangenleren laarzen of illegale medicijnen aantreft”, vult Jong aan. “En dat hij zo’n bevinding administratief kan afhandelen, of weet dat hij er een meer ervaren collega bij moet halen. Of dat een medewerker op een ferryterminal kennis heeft van de documentenstroom rond goederen, en heeft geleerd hoe hij met zoiets als een ATA-carnet moet omgaan. De verwachting is namelijk dat er in de roll-on/roll-off-stroom nog veel met fysieke vervoersbescheiden zal worden gewerkt, en dat die lang niet altijd juist en volledig zijn ingevuld.”

Een leven lang leren
“Al met al bewegen we van langdurige, generalistische en kennisintensieve opleidingen richting compactere, specialistischer en meer praktijkgerichte modules”, stelt Van Iterson. “We willen toe naar een basisportfolio voor zowel de C- als de E- en F-opleiding, met aanvullende blokken – een stapelbaar curriculum, dat mensen vakbekwaam maakt op verschillende terreinen. Voor iedereen is er een algemeen introductieprogramma – waarin men in grote lijnen kennismaakt met de Douane – en een inleiding Vaktechniek. E- en F-cursisten wacht daarna een verdiepingsdeel, dat specifiek op hun taken en werkzaamheden is toegesneden. Vervolgens gaan de nieuwe personeelsleden de regio in voor enkele maanden werkend leren. Als iemand na verloop van jaren overstapt naar een ander proces, wordt hij op dat gebied bijgeschoold. Die aanpak – steeds toegespitst op de actuele kennisbehoefte – past prima bij de moderne opvattingen over een leven lang leren. Vroeger werden instromers bij de Douane vele maanden en zelfs jaren ondergedompeld in gedetailleerde lesstof. Een groot deel daarvan werd na verloop van tijd weer vergeten, simpelweg omdat de materie geen raakvlakken had met iemands feitelijke werk. Eigenlijk zonde van alle inspanningen. Wij proberen opleiding en operatie nu dichter bij elkaar te brengen, door te kijken wat iemand écht moet weten en kunnen voor de functie die hij gaat uitoefenen. We willen dat verse krachten die bij de regio instromen al grotendeels inzetbaar zijn op hun taak.”

Stevige begeleiding
Taakgericht opleiden leunt zwaar op het zogeheten 70/20/10-principe, dat de laatste jaren leidend is geworden binnen de onderwijswereld. De idee is dat mensen 10% leren van educatie in een formele setting – denk aan een training of cursus –, 20% van wat ze terugkrijgen uit hun omgeving – in de vorm van bijvoorbeeld feedback – en 70% van hun ervaringen in de praktijk van alledag. “Daarom vormt learning on the job een belangrijk bestanddeel van het programma”, legt Jong uit. “De douanier in opleiding is een groot deel van de tijd actief op de werkvloer, want daarmee is hij of zij sneller op het gewenste niveau. Voor onze taakgerichte opleidingen hebben we een uitgebreide begeleidingsstructuur opgetuigd, waarin zittende medewerkers een sleutelrol vervullen. Iedere cursist wordt ondersteund door een ervaren praktijkbegeleider en een mentor, die al doende veel van hun kennis en vaardigheden overdragen. Dit hele proces staat weer onder supervisie van de teamleider. Al met al vraagt dit model relatief veel capaciteit van de douaneregio’s, zeker door de massaliteit van de werving die we nu meemaken. Na Brexit zal dat niet anders zijn: door de naderende uittocht van veel oudere collega’s blijft onze dienst de komende jaren op grote schaal personeel rekruteren.”

Boost voor vakmanschap
“De combinatie van leren en werken blijkt voor alle betrokkenen prettig en motiverend”, stelt Jong. “Voor de nieuwelingen geeft het veel meer voldoening om gauw aan de slag te gaan dan om lange tijd in de schoolbanken te zitten. En doorgewinterde collega’s zien we dikwijls opbloeien in hun rol van begeleider; ze vinden het mooi om hun deskundigheid door te geven aan een aanstormende lichting. Omgekeerd kunnen zij weer veel leren van de cursisten die ze inwerken – die zijn in de regel toch een stuk jonger, en beschikken vaak over bijvoorbeeld betere digitale vaardigheden.”

“Er is dus sprake van een wisselwerking, waarmee het vakmanschap binnen onze dienst over de hele linie echt een boost krijgt”, besluit Van Iterson. “Alles bij elkaar denk ik dat we op en top professionals opleiden, waar de Douane veel plezier van zal hebben – als Brexit komt, en nog lang daarna.”

Evaluatie volgt nog
De nieuwe douaniers die in het kader van Brexit zijn geworven, zijn in tranches van zo’n 150 medewerkers ingestroomd. Een aantal van deze lichtingen wordt volgens de beginselen van taakgericht opleiden geschoold. Dit proces is nog volop gaande. Het nieuwe onderwijsconcept wordt nu in fases geëvalueerd, de eindevaluatie volgt in het voorjaar van 2020. Daarna besluit het MT Douane of het breder wordt ingevoerd binnen de dienst.
 
Mega-operatie
De herinrichting van het opleidingshuis van de Douane en de introductie van taakgericht leren is een omvangrijk en complex traject, waarin meerdere partijen nauw samenwerken. Onderwijskundigen van de Belastingdienst Academie (het educatief instituut van het concern) tekenen voor de vorm en inhoud van lesprogramma’s, douaneregio’s geven aan wat hun wensen zijn en vangen nieuwe medewerkers op, Jong en Van Iterson coördineren en bewaken de kaders vanuit het Landelijk kantoor en de DLSO (Douane Landelijke Service Organisatie) ondersteunt bij de uitvoering. “We zijn echt met iets fundamenteel nieuws bezig”, legt Van Iterson uit. “Er verandert veel, waardoor we geregeld afwijken van de gebruikelijke gang van zaken. Zo voegen we vakken aan het curriculum toe die we voorheen niet kenden, en waarvoor we dus andere leermaterialen moeten ontwikkelen en extra docenten moeten zoeken. Verder denken we na over een alternatieve manier van toetsen, omdat we cursisten nu ook in praktijksituaties gaan beoordelen. En er moet heel veel worden besproken met het MT Douane en de Ondernemingsraad. Van beide krijgen we gelukkig alle ruimte om met dit nieuwe onderwijsconcept een goede start te maken.”

Deel dit bericht