“Veel partijen profiteren van onze procesvergelijking”

Liesbeth Kooijman (NVWA) en Ria Leferink op Reinink (Douane Nederland) over de weg naar efficiëntere en effectievere gemeenschappelijke controles. “Ook de voordelen voor ondernemer en consument zijn evident.”

Sinds jaar en dag trekt de Douane in het toezicht samen op met de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit – verantwoordelijk voor onder meer product- en voedselveiligheid, plant- en diergezondheid en dierenwelzijn. Vanuit de één-overheidsgedachte werken de twee organisaties meer en meer toe naar integratie en stroomlijning van hun processen. In dit licht ging in 2018 een project van start dat moet leiden tot effectievere inspecties en significante, structurele efficiencyvoordelen voor beide diensten. Én tot tijdwinst voor de internationale handel en logistiek. Dat is meteen ook goed nieuws voor de consument, die op zijn bord een steeds verser en veiliger stukje vlees of vis vindt.

“De afgelopen jaren hebben we als nationale toezichthouders grote stappen gezet richting geïntegreerd grensmanagement”, zegt Liesbeth Kooijman (links op de foto) van de NVWA. “Op de nationale luchthaven kwam het Joint Inspection Center, in de Rotterdamse haven opende in 2018 de Rijks Inspectie Terminal zijn deuren. Het zijn hypermoderne locaties, waar Douane, ILT en wij onze controles steeds meer op elkaar kunnen afstemmen – en dus steeds beter als één overheid kunnen optreden. Ook praat het bedrijfsleven mee over hoe we ons werk aan de grens organiseren – publieke en private partijen spannen zich dus samen in voor een vlotte en veilige vrachtafhandeling. Als NVWA voeren we niet al onze checks uit bij de one-stop-shops JIC en RIT. Veterinaire controles – van bijvoorbeeld dierlijke producten en levende have – worden gedaan bij speciale Buitengrens Inspectie Posten, zoals hier bij Freshport Schiphol. En vooral bij dit soort keuringen valt nog wel wat vooruitgang te boeken in onze samenwerking met de Douane, in termen van doelmatigheid.”

Scherpere risicoprofielen
“In 2018 zijn we daarom begonnen ons beider werkprocessen op het vlak van Binnenbrengen/Import te vergelijken”, vertelt douanemedewerker Ria Leferink op Reinink (rechts op de foto). “De vraag was: waar raken deze elkaar, en welke blijvende verbeteringen kunnen we daar behalen? In totaal hebben we twaalf van die raakvlakken in kaart gebracht, en met een top-3 zijn we gelijk aan de slag gegaan. Prioriteit kreeg de optimalisatie van de zogeheten risicoleercirkel. Als Douane laten wij uiteenlopende risicoprofielen draaien op de massa’s aangiftegegevens die bij ons binnenkomen – mede op basis van risico’s die de NVWA onderkent, zoals het type product of het herkomstland. Onze geautomatiseerde systemen wijzen vervolgens inkomende goederenzendingen aan die voor inspectie door de NVWA in aanmerking komen. Wanneer over het resultaat van die controles goed en snel wordt gecommuniceerd, kunnen wij onze risicoprofielen verder aanscherpen. De kwaliteit van de terugkoppeling bleek echter nogal medewerker-afhankelijk. Om het minder persoonsgebonden te maken, gaan we vaste domeingroepen inrichten. Daarbinnen zullen dossierhouders van NVWA en Douane ervaringen en nieuwe inzichten uit het operationele toezicht bespreken en vastleggen. Op die manier krijgen we een helderder beeld van de echte risicozendingen. Zo verhogen we de veiligheid, én versoepelen we het goederenverkeer. We hoeven de logistiek dan minder vaak onnodig te storen.”

Snellere vrijgave goederen
“Hoog op de agenda staat ook het geautomatiseerd delen van zogenoemde partijbeslissingen”, stelt Kooijman. “Wanneer wij onze controle hebben uitgevoerd en de onderhavige goederen zijn wat ons betreft okay, dan dienen deze nog door de Douane te worden vrijgegeven. Hieraan voorafgaand checkt de dienst onder meer de partijbeslissing die de NVWA heeft genomen. Tot nog toe gebeurt dit vrijwel geheel handmatig, waardoor soms tijd verloren gaat. Vanzelfsprekend hebben ondernemers er baat bij, als de vrijgave zo snel mogelijk verloopt. Anders staat bijvoorbeeld een vrachtwagen vol nijlbaarsfilet gereed voor vertrek, maar moet de chauffeur wachten tot ook de douaneformaliteiten zijn afgehandeld. We gaan nu naar een situatie waarin het belanghebbende bedrijf – zodra onze keuring klaar is – een digitale code krijgt waarmee direct de douaneaangifte kan worden afgerond. Mits de Douane de goederen niet fysiek wil controleren, uiteraard. Dit realiseren we door vrij eenvoudige softwareaanpassingen in onze systemen en die van de Douane. In feite halen we zo de tijdsfactor uit dit proces. Dat is fijn voor de commercie, maar evengoed voor de concurrentiekracht van een partij als Schiphol. Wij weten dat sommige sectoren – zoals de paardenhandel – gevoelig zijn voor elke vertraging. Je wilt niet dat zo’n markt zich verplaatst naar andere, buitenlandse luchthavens.”

Illegale import aanpakken

“Het derde traject dat we inmiddels zijn gestart, maakt vooral ons gezamenlijke toezicht adequater”, legt Leferink op Reinink uit. “Het betreft specifiek de verplichte controle op veterinaire producten van buiten de Unie. Aan deze goederen kleven zekere risico’s: ze kunnen bijvoorbeeld onveilig zijn voor menselijke of dierlijke consumptie, of leiden tot insleep van dierziekten. Bedrijven moeten dergelijke zendingen daarom van tevoren aanmelden bij de NVWA – iets wat ze wel eens verzuimen te doen. Door de administratie van de NVWA naast de aangiftes voor tijdelijke opslag te leggen die ondernemers indienen bij de Douane, kunnen we ontbrekende vooraanmeldingen eerder detecteren. En dus mogelijke illegale import en marktpartijen die zich hiermee bezighouden beter aanpakken. Ook dat vergelijken van onze gegevens gebeurde tot voor kort manueel, maar nu gaan we dit automatiseren met behulp van een matchingtool. Dat is natuurlijk veel minder arbeidsintensief. In situaties waar menselijke beoordeling noodzakelijk blijft, doen we een beroep op de kennis en ervaring van onze medewerkers.”

Betere coördinatie, meer synergie
Kooijman en Leferink op Reinink zijn al met al positief over de koers die hun organisaties in 2018 hebben ingezet. “Aanvankelijk leidde het samen doorlichten van onze processen geregeld tot een Babylonische spraakverwarring”, aldus Kooijman. “Je hebt toch elk je eigen jargon. Maar naarmate je je meer in elkaars professie verdiept, ga je allerlei zaken doorgronden. Je snapt waarom dingen op een bepaalde manier verlopen, maar ziet ook hoe het eventueel anders kan. Samen komen we zo tot een betere coördinatie van onze werkzaamheden aan de grens, en creëren we meer synergie. En we staan pas aan het begin van dit pad; in de nabije toekomst willen we meer van dit soort verbeteringen doorvoeren. Zoals we al zeiden: daarvan profiteren uiteindelijk veel meer partijen dan alleen Douane en NVWA.”

Dit artikel verscheen ook in het jaaroverzicht Douane Nederland in 2018.

Deel dit bericht