CORE: Royal FloraHolland legt kiem voor forse kostenbesparing

Samen met de Douane bracht ’s lands grootste marktplaats voor planten en bloemen z’n Afrika-lijn in kaart. Een ware ontdekkingsreis, met één doel: importprocedures efficiënter maken.

Een belangrijke pijler onder het CORE-programma was een pilot geleid door Royal FloraHolland. Roel Huiden, senior supply chain consultant bij de veilingcoöperatie, vertelt over het demonstratieproject, dat tal van inzichten aangaande de luchtvrachtketen tussen Nairobi en Schiphol opleverde. “Alles wat je overzees kunt digitaliseren, vergemakkelijkt het importproces in Nederland.”

Grote kans dat het bosje rozen dat je bij het benzinestation of op de markt koopt, uit Kenia afkomstig is. Het land is een van de hofleveranciers van de populaire snijbloem, die via de veiling van Royal FloraHolland zijn weg vindt naar de EU. “Jaarlijks ontvangen wij zo’n 120.000 ton bloemen van onze kwekers in Oost-Afrika”, vertelt Huiden. “Net als in Nederland groeit daar alles in kassen, maar dankzij het gunstige klimaat hoeft de temperatuur niet te worden gereguleerd. Ook zijn de arbeidskosten er lager.”

Geen risicoland
Het gros van de goederen arriveert per vliegtuig in Nederland. Luchtvracht is vanwege de snelheid dé standaard voor intercontinentaal bloementransport. Toch neemt het traject van Keniaanse kas tot aan Europese bloemist nog ruim vijf dagen in beslag, dus valt er logistiek iets te winnen. “We hebben in het demonstratietraject met de Douane de nadruk gelegd op de aanvoer van zendingen naar onze marktplaatsen, onder meer die in Aalsmeer. Hoe kunnen we er samen voor zorgen dat zendingen op een veilige en snelle manier Nederland binnenkomen? Voor de Douane is Kenia geen risicoland. Toch kan er vanwege het grote aantal zendingen veel gewonnen worden in de importprocedures. Door beter inzicht in herkomst en bestemming kunnen bepaalde procedures efficiënter worden afgehandeld. Dat laatste is een ingewikkeld verhaal in bloemenland. Veel bloemen worden in Nederland een dag na import geveild, en dan pas wordt de – definitieve – waarde bepaald. Dit maakt het lastig om de douanewaarde bij import vast te stellen. De importheffing bedraagt bovendien nul procent, doordat de bloemen zijn aangemerkt als goederen van preferentiële oorsprong.”

Voor de NVWA ligt het even anders, legt Huiden uit. “Die instantie wil voorkomen dat bloemen de EU binnenkomen die geplaagd worden door beestjes als de trips of de Afrikaanse fruitmot. Het begint allemaal bij een goede controle van de Keniaanse autoriteiten. De inspectie van de NVWA zou je kunnen zien als een soort audit van het werk van de collega’s in Afrika.”

Betrouwbare partners
Voor zowel FloraHolland als de Douane was het CORE-project een ontdekkingsreis, aldus Huiden. “De dienst wist natuurlijk wel dat er grote hoeveelheden bloemen richting Nederland gingen, maar niet welke rol FloraHolland in de keten vervult. En hoe het reilt en zeilt op de luchthaven in Nairobi, daar bleken wij minder van te weten dan we aanvankelijk dachten. Daarom was het zo mooi om samen het land te bezoeken, en te laten zien met welke lokale partners we samenwerken – en hoe betrouwbaar die zijn. Zo moet je als kweker bij FloraHolland aan een aantal voorwaarden voldoen. Je kunt pas lid worden nadat is gebleken dat je betrouwbaar levert en de reglementen van de coöperatie naleeft. Op onze beurt leerden we het perspectief van de Douane kennen: welke gegevens hebben zij nodig om tot een goede risicoanalyse te komen? Wat helpt hen en ons om import- en exportprocedures te versnellen? Dat je op die manier van elkaar leert, is de grote winst van het project.”

Papierwinkel
Een van de belangrijkste logistieke belemmeringen vormt het fysieke fytosanitair certificaat, een verklaring dat de betreffende producten gezond zijn en niet aan een plantenziekte lijden. Huiden: “Na inspectie geeft de Kenya Plant Health Inspectorate Services – KEPHIS – dit certificaat af. Vervolgens verhuist het een keer of zeven van aktetas naar aktetas. Eerst gaat het mee met de kweker, dan met de logistiek dienstverlener, de piloot van de airline... En logistiek en administratie trekken in dezen helaas niet altijd gelijk op. Soms is het certificaat net niet op tijd binnen, en gaat het pas met de volgende vlucht mee. Of het is wel in Nederland aangekomen, maar ergens op het bureau van een transporteur blijven liggen. Gelukkig is dat inmiddels geen showstopper meer. Dankzij digitalisering kunnen Nederlandse inspecteurs controleren via hun tablet, al moet het fysieke document binnen 48 uur alsnog worden overlegd.”

Helaas is het fytosanitaire certificaat vooralsnog niet het enige tastbare document in de reeks formaliteiten waaraan exporteurs in Kenia moeten voldoen, vervolgt Huiden. “Je moet voor elke zending via de Douane een bedrag betalen aan de luchthavenautoriteit, waarvoor een betalingsbewijs nodig is. Daarnaast dien je een verplicht exportcertificaat te regelen, dat weer wordt afgegeven door een andere instantie: de Horticultural Crops Directorate. Vaak hebben zulke organisaties een eigen portal, waar je de noodzakelijke bewijzen digitaal kunt aanvragen. Maar in alle gevallen moet je nog steeds bij een kantoor langs om een stempel te halen. De meeste bedrijven hebben dan ook iemand in dienst die de hele dag puur bezig is om de papierwinkel te regelen. Alles wat je overzees kunt digitaliseren, helpt het importproces hier in Nederland.”

Positief is dat Kenia daar hard aan werkt, zegt Huiden. “Het land heeft de ambitie om een AEO-achtig certificeringsstelsel op te zetten, en is druk bezig met de inrichting van een single window systeem. Verschillende exporteurs hebben meegedraaid in de eerste testen. Zij konden daarbij onder meer digitaal aangifte doen bij KEPHIS, en zien welke instantie wat heeft goedgekeurd. Helaas zijn nog niet alle betrokken partijen aangesloten en wordt het systeem vanwege wisselende prestaties weinig gebruikt. Wel laat de Keniaanse overheid met al haar inspanningen zien dat ze modernisering belangrijk vindt.”

Meer grip op de keten
Het digitaliseren van processen sluit naadloos aan bij CORE. Hoe vertaalde dit zich in de ontwikkeling van een data-pipeline? Huiden: “In feite hebben we het over een netwerk van netwerken: aan elkaar gekoppelde bronsystemen, zoals die van de twee deelnemende kwekers. Hun eigen systeem, waarin ze onder meer orders verwerken en paklijsten aanmaken, is op de pipeline aangesloten. Aan de informatie van de kwekers – de zendingnummers – voegt de vervoerder vervolgens een vliegtuigzendingnummer toe. Gecombineerd met de data van en over de exporteur geeft dat de Douane een betere grip op de keten. Maar ook de andere betrokken spelers komen beter beslagen ten ijs. Wanneer een afhandelaar op Schiphol nu een controle krijgt, is vaak de enige info die hij heeft een papier waarop staat: fresh cut flowers, 300 boxes. Als de Douane hem dan naar de inhoud vraagt, komt hij niet veel verder dan ‘bloemen’. Met behulp van het dashboard kan hij voortaan bijvoorbeeld zeggen: dozen 1 tot en met 5 bevatten rozen van 60 cm, dozen 6 tot en met 8 grootbloemige rozen.”

Clearance at landing
“Wat onszelf betreft: FloraHolland is vooral geholpen met statusinformatie”, vervolgt Huiden. “Wanneer is een vliegtuig vertrokken, wanneer komt het aan, wanneer heeft de vliegtuigmaatschappij een vracht overgedragen aan de afhandelaar? In de oude situatie moest je bij een vertraging gaan nabellen: waar is dat document, waar is die zending gebleven, is dat vliegtuig al vertrokken? Terwijl je die gegevens met een goed werkende data-pipeline met een druk op de knop zou kunnen opvragen. Inmiddels krijgen we een estimated time of arrival via Cargonautdoorgestuurd. Zeer nuttig, want heeft een vlucht een vertraging van een paar uur, dan kunnen we onze planning en personeelsinzet daarop aanpassen. Datzelfde geldt voor een douane-inspectie op de luchthaven. Als al deze informatie samenkomt in de pipeline, kun je die slim combineren en een forse kostenbesparing realiseren.”

Huiden ziet de toekomst dan ook vol vertrouwen tegemoet. “Nu hebben we eerst een NVWA-proces, vervolgens het proces Binnenbrengen op de luchthaven en dan nog eens het importproces. Die drie kun je straks meer in elkaar schuiven. De komst van het douane-dashboard CRIS draagt daaraan direct bij. Expediteurs zijn op de hoogte van de mogelijkheid vooraf aangifte te doen, en de NVWA heeft inmiddels toestemming gekregen voor een pilot met een volledig papierloos fyto-proces, in samenwerking met Kenia. Naar verwachting krijgen digitale certificaten definitief het groene licht, als de Europese wetgeving wordt aangepast. Zodra we het dashboard verder inrichten en de Douane over deze documenten kan beschikken, heb je alle elementen in huis om een clearance at landing in te richten – waarbij de verschillende formaliteiten zoveel mogelijk tegelijk worden afgehandeld voordat een vlucht is geland. En de bloemen vervolgens zonder wachttijd door kunnen naar de eindbestemming. Dan hebben we écht een grote slag geslagen.”

Deel dit bericht