CORE: Douane verwacht veel van data-dashboard CRIS

Een slimme visuele interface moet de Douane helpen om mee te liften op informatiesystemen van bedrijven en zo z’n toezicht te optimaliseren. Handel en logistiek profiteren mee…

In beginsel vormen data-pipelines van bedrijven een bron van waardevolle aanvullende gegevens voor de Douane. Voorwaarde is wel dat de dienst simpel kan ‘inprikken’ op zo’n digitale stroom. En dat de aldus verworven input voor risico-analyse en -selectie snel inzichtelijk kan worden gemaakt. Een mogelijk handig hulpmiddel hierbij is CRIS, oftewel het Customs Real-time Information System. Dit slimme dashboard, waaraan nog druk wordt gesleuteld, kan straks ook winst opleveren voor handel en logistiek.

Het antwoord van de Douane op waar andere overheden, ondernemingen, onderwijsinstellingen en onderzoekscentra binnen CORE aan werkten, zo omschrijft Mitchell Out CRIS. “In het kader van lopende deelprojecten was al een dashboard voor gegevensuitwisseling ontwikkeld door een externe softwareleverancier – daar hebben wij bruikbare functionaliteiten uit gehaald en er ons eigen sausje overheen gegoten”, stelt de specialist Informatiemanagement van het Douane Landelijk kantoor, als projectleider verantwoordelijk voor de bouw van de nieuwe applicatie. “Uit onze tests bleek namelijk dat de originele versie weliswaar technisch voldeed, maar de kwaliteit van ons werk niet echt verbeterde. Onze medewerkers kregen er weer een scherm bij, wat extra manuele handelingen met zich meebracht. Terwijl wij juist een geïntegreerde, minder arbeidsintensieve oplossing zochten. Met CRIS lijken we die te hebben gevonden.”

360 graden overzicht
Voor de Douane lag de focus tijdens CORE op het proces Binnenbrengen, meer specifiek op wat in jargon het ‘oranje kanaal’ heet: aangiften die door het systeem zijn ‘uitgeworpen’, omdat ze raken aan een risicoprofiel. De bijbehorende goederenzendingen zijn mogelijk niet helemaal in de haak, en komen eventueel voor nadere inspectie in aanmerking. Het is aan de risicoselecteurs van de dienst om te bepalen of die controle er daadwerkelijk komt. Out: “Van oudsher baseren zij zich daarbij vooral op informatie uit de aangifte. Mocht dat nodig zijn, dan kunnen ze allerlei andere gegevensbestanden raadplegen – denk bijvoorbeeld aan het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarbij gaan ze steeds aparte databases af, wat relatief tijdrovend is. Bovendien hangt het sterk van de ervaring en denkrichting van de individuele medewerker af waar hij of zij gaat zoeken – daarvoor is geen gestandaardiseerde werkwijze. Dankzij CRIS kunnen we onze mensen op termijn geautomatiseerd additionele bronnen aanbieden in één venster – heel comfortabel. Zo ontstaat een overzichtelijke 360 graden view van de belangrijkste beschikbare informatie, waarmee uitgeworpen aangiftes makkelijker, beter en op meer uniforme wijze kunnen worden beoordeeld. We proberen het zo te organiseren dat we in staat zijn eenvoudig vast te stellen dat goederen waarschijnlijk minder risicovol zijn dan het systeem aanvankelijk vermoedde.”

Minder onnodig oponthoud
Ook de data-pipelines van ondernemingen moeten het douane-dashboard gaan voeden. Met real-time informatie uit de business zelf, over bijvoorbeeld handelsbescheiden en over tracking & tracing van goederen. Ook dit soort gegevens draagt in hoge mate bij aan de-risking, legt Out uit. “Stel dat in een aangifte sprake is van een levering van de ene aan de andere expediteur, en niet bekend is welke verzender en ontvanger daar achter zitten. Voor ons systeem kan dat genoeg reden zijn om die aangifte uit te werpen. Als een risicoselecteur dan direct uit de pipeline van de betreffende logistieke keten kan aflezen dat het hier gaat om bij de Douane bekende, betrouwbare marktspelers, kan worden geconcludeerd dat een controle van de goederen niet nodig is. Enerzijds zal dus het aantal communicatiemomenten – mailtjes, telefoontjes – tussen onze dienst en bedrijven afnemen, want we hoeven minder vaak bij hen aan te kloppen voor ontbrekende gegevens. Die halen we nu immers zelf op, indien gewenst. Anderzijds zal het aantal false positives* dalen, wat leidt tot minder overbodige fysieke goedereninspecties en dus minder onnodig logistiek oponthoud. Zo resteert meer tijd en capaciteit voor partijen die zich non-compliant gedragen en onze aandacht ten volle verdienen. Op die manier optimaliseren we ons toezicht.”

Toekomstvisie krijgt gestalte
“In onze handhavingsvisie Grensverleggend onderscheiden we drie lagen in het totale handelsverkeer, alle aangeduid met een andere kleur”, gaat Out verder. “Het verschil zit ’m in de mate van bekendheid en betrouwbaarheid van de bedrijven en ketens die erbinnen acteren – vanuit het perspectief van de Douane. Bovenaan staat de zogenoemde gele goederenstroom, die bestaat uit logistieke schakels die als samenhangende ketens als compliant worden beschouwd. In zo’n supply chain hoeven wij beduidend minder fysieke goederencontroles te doen. Veelal volstaat toetsen of de betrokken partijen hun logistieke en bedrijfsprocessen beheersen en procedures naleven – dat is voor ons een stuk minder bewerkelijk.** Binnen CORE hebben we getracht om in een testomgeving een aantal van die potentiële gele stromen te beproeven. Zo is met Royal FloraHolland de hele Kenia-lijn van het concern in kaart gebracht – van kweker tot bloemist. Voordeel voor ons is dat we nu weten wanneer en op welke plekken in zo’n proces belangrijke informatie en documentatie ontstaat, en waar dus onze meetpunten liggen in de bijbehorende data-pipeline. Met CRIS kunnen we daar op de juiste momenten inprikken, en volgen of alles loopt zoals het moet lopen. Al met al draagt dit soort pilots bij aan de vorming van gele stromen, die we steeds beter kunnen monitoren én faciliteren. Ons beeld van het toekomstige douanetoezicht krijgt gaandeweg meer gestalte.”

Haken en ogen
Toch haast Out zich om enige kanttekeningen te plaatsen bij deze rooskleurige schets. “Denk niet dat dergelijke ontwikkelingen in een hoog tempo gaan. CRIS was voor ons een proof of concept, wat onder meer inhoudt dat we in het testtraject oude informatiesets hebben gebruikt. Voordat we het systeem gaan omzetten naar de productie-omgeving – en dus met actuele informatie gaan werken – moeten nog wel wat stappen worden gezet. Toezicht op basis van dashboards en data-pipelines is nieuw voor ons; we weten nog niet exact wat het effect is op onze risicoselectie. Evenmin kunnen we inschatten hoe rap deze werkwijze zal worden geadopteerd door de organisatie; het kost nu eenmaal tijd om eraan te wennen. De implementatie ervan zullen we daarom behoedzaam en gestructureerd aanpakken – fasegewijs. We gaan nu eerst volgende proefprojecten draaien, met medewerkers van het Douane Landelijk Tactisch Centrum, verdeeld over Rotterdam en Schiphol. Die starten naar verwachting begin volgend jaar.”

Aan de overgang van testsituatie naar toezichtpraktijk zitten de nodige haken en ogen, gaat Out verder. “Het is bijvoorbeeld zaak om vooraf goed te bepalen welke data we precies via de pipelines willen ophalen. Dit om te voorkomen dat we worden overladen met informatie waar we weinig of niets mee kunnen. Zo kregen we van Maersk/IBM lopende het CORE-project veel gedetailleerde gegevens over logistieke bewegingen als handelingen op de kade – die zijn voor ons slechts beperkt van belang. We moeten meer ervaring opdoen en met het bedrijfsleven in gesprek om een en ander behapbaar te houden.”

Veelbelovend
Ondanks genoemde punten van aandacht en zorg, gaat de Douane zoals gezegd gestaag door met het creëren van CRIS. “Binnen de organisatie staan alle seinen op groen om verder te gaan op de ingeslagen weg”, stelt Out. “Dat komt vooral doordat de collega’s die aan CORE hebben meegedaan en kennis hebben gemaakt met het dashboard, hier zeer enthousiast over zijn. Zij noemen het veelbelovend, en kijken er naar uit om er in hun dagelijkse werk mee aan de slag te gaan. Bovendien zien we ook buiten het proces Binnenbrengen mogelijkheden; in principe kunnen we dit instrument inzetten voor alle werkstromen waar nu nog veel klantcontacten plaatsvinden over aangiften die door onze systemen lopen. Zoals Invoer, Vervoer en Klantmanagement. Daar levert meeliften op de informatiesystemen van bedrijven evenzeer profijt op.”

Daarbij komt dat het gebruik van data-pipelines door de markt de komende jaren wel eens een grote vlucht zou kunnen gaan nemen. Out: “We constateren dat steeds meer partijen dergelijke concepten opzetten, en ons vragen of wij daarop kunnen en willen aansluiten. Dat verbaast ons allerminst. Een data-pipeline is in de eerste plaats een business case, waarin het gaat om commerciële belangen. De Douane vormt hier een potentieel winstpunt, en is dus een factor om rekening mee te houden. Want ondernemers willen uiteindelijk een meer voorspelbare keten, ook wat betreft mogelijke controles door onze dienst.”

* Goederen die door de Douane ten onrechte voor een fysieke controle worden geselecteerd.

** Aan de criteria voor de gele stroom is voldaan, als de brondata betrouwbaar zijn en de fysieke integriteit tijdens het transport wordt gewaarborgd. Dan zijn er weliswaar douanecontroles, maar die vinden in principe aan het begin of het eind van de keten plaats.

AI: een volgende stap?
Al staat CRIS nog in de kinderschoenen, nu al wordt met een schuin oog gekeken naar opties om het systeem te verfijnen. Out: “Zo bezien we of het de moeite loont bepaalde onderdelen van het proces risicoselectie op termijn te automatiseren. Je kunt je afvragen of in de toekomst altijd een ambtenaar nodig is om de informatie op het scherm te interpreteren en daar een oordeel over te vellen. In sommige, eenvoudige gevallen zou de-riskingevengoed door software kunnen worden gedaan. Het platform waar het dashboard op draait, zou die inzet van artificial intelligence in elk geval kunnen ondersteunen. Maar behalve de technische facetten, zullen we eerst ook de procesmatige en juridische aspecten daarvan moeten bezien.”

Deel dit bericht