Controle op afspraak

Een slimme tool gaat de Douane helpen goederencontroles efficiënter te plannen. Ook marktpartijen moeten hiervan straks de vruchten plukken.

Voor de Douane ligt een nieuwe werkwijze voor de planning van controle-opdrachten in het verschiet. Met een innovatieve, zelflerende tool voor zijn regionale Werkverdeelpunten (WvP’s) slaat de dienst twee vliegen in één klap: een efficiëntere inzet van eigen mensen en middelen, plus een betere dienstverlening aan de logistieke sector.

“De vraag naar een slimmere aansturing van ons fysiek toezicht dateert niet van gisteren”, vertelt Edwin Koop, plaatsvervangend directeur Douane Eindhoven. “Inmiddels loopt er een aanbesteding voor een automatiseringstool die ons in staat stelt controleopdrachten strakker in te plannen. Alle WvP’s en andere dienstonderdelen zijn betrokken bij de vraag. Zoals het er nu uitziet, kunnen we voor de zomer een contract met een leverancier tekenen. En tegen de herfst willen we met één of twee regio’s een pilot draaien.”

Betere informatiepositie
Het verdelen van controleopdrachten is nu nog een grotendeels handmatig en dus arbeidsintensief proces, aldus Koop. “Ze komen vanuit het Douane Landelijk Tactisch Centrum – DLTC – binnen bij de verschillende werkverdeelpunten. Bij het uitzetten ervan buigen die zich over vragen als: wie heeft er vandaag allemaal dienst? Welke collega kan ik waar inzetten? Kunnen we alle binnenkomende opdrachten kwijt? Hoe lang is medewerker A nog bezig met zijn controle? Kan ik hem al naar een volgende locatie sturen? Sluiten zijn competenties aan bij deze opdracht? Dat het de WvP’s telkens weer lukt om mensen op tijd op locatie te krijgen, is een compliment waard. Zeker als je bedenkt dat ze zich moeten behelpen met aanwezigheidsroosters, fysieke planborden en Excelschema’s, en dat hun informatiepositie beperkt is. Zo hebben de planners geen zicht op waar de toezichtmedewerkers van andere regio’s zich bevinden. Soms moet iemand 80 kilometer afleggen naar een controlelocatie, terwijl er een collega van een aangrenzende regio op slechts 15 kilometer afstand zit.”

Zelf plannen via mijndouane.nl
Op basis van de aangifte die een bedrijf instuurt, bepaalt de Douane of een goederencontrole nodig is. Is dat het geval, dan stelt de dienst de controle in conform afspraken met de markt binnen de afgesproken ‘reactietijd’. Koop: “Die is nu nog gelinkt aan het moment dat de aangifte inclusief bewijsstukken binnenkomt – dan begint de teller zogezegd te lopen. Met de WvP-tool willen we een andere dynamiek creëren door samen met de klant te kijken welk controletijdstip logistiek gezien het beste uitkomt. Nu komen wij tussen 12.00 en 13.00 uur langs, als een bedrijf de aangifte om 10.00 uur heeft ingeschoten. Maar misschien zegt men wel: vanavond om 21.00 uur gaat de vrachtwagen pas rijden, dus 18.00 uur vinden wij ook prima. Straks krijgt iedereen de mogelijkheid om zelf via mijndouane.nl – binnen de aangeboden bloktijden – zijn voorkeur voor het tijdstip van controle aan te geven. Dit portaal moet uiteindelijk hét loket voor alle interactie met onze dienst worden.”

Landelijke standaard
Koop vervolgt: “Regionale verschillen in werkwijze – sommige werkverdeelpunten bieden de mogelijkheid om te bellen voor een afspraak, andere niet – behoren straks tot het verleden. Op basis van competenties, beschikbaarheid en geografische spreiding bepaalt de tool wie waar naartoe gaat. WvP-regisseurs krijgen verschillende scenario’s voor de meest optimale planning aangereikt. En die zijn waar nodig regio-overstijgend. Om dat mogelijk te maken zal het DLTC alle controleopdrachten nog strakker moeten definiëren. Zonder standaardisatie is het niet mogelijk over regiogrenzen heen te plannen. Om een goede match te creëren en mensen in het hele land te kunnen inzetten, heb je daarnaast uniforme competentieprofielen nodig.”

Drukte beter spreiden
De beoogde tool moet een zelflerend systeem worden dat de Douane voor analytische doeleinden kan gebruiken, legt Koop uit. “We weten nu bijvoorbeeld niet altijd hoe lang bepaalde controles duren, welke factoren eventuele regionale verschillen kunnen verklaren. Straks hopen we te zien waar landelijk de meeste fysieke controles plaatsvinden tussen twaalf en twee, en waar en wanneer die piek naar een andere regio verschuift. Ook moet de tool in kaart brengen hoe lang controles over een bepaalde periode hebben geduurd. Op basis van dat soort informatie kunnen we meer doen in minder tijd, en ons personeel veel gerichter inzetten. De verwachting is dat daardoor de drukte wat beter over de dag wordt verspreid. Ook zal op die manier veel ‘leeglooptijd’ verdwijnen. Nu wil het nog weleens gebeuren dat er geen volgende opdracht voorhanden is voor een medewerker in het fysiek toezicht. Of hij moet zo ver weg rijden dat de planner hem vraagt even te blijven hangen op zijn huidige locatie, in de verwachting dat er binnen afzienbare tijd een nieuwe klus komt. Dat verplichte wachten ervaren medewerkers niet als een zinvolle tijdsbesteding.”

De nieuwe werkwijze betekent wel dat medewerkers minder vrijheid hebben om hun dag in te delen, zegt Koop. “Dat vergt een cultuuromslag. Via voorlichtingscampagnes in alle regio’s nemen we de betrokken collega’s mee in alle veranderingen. Overigens blijven we gewoon werken met PLATO, onze applicatie voor plannen en toedelen van fysieke controles. Nu belt een medewerker met het WvP als zijn controle is afgerond, straks zal hij via zijn iPad doorlopend zijn status doorgeven – wanneer hij begint met een controle, wanneer deze klaar is. Maar we zullen ook kijken naar mogelijkheden om meldingen te automatiseren.”

Op het juiste moment
De plannen voor de WvP-tool zijn uitvoerig besproken in het Overleg Douane Bedrijfsleven, en de koepelorganisaties daarbinnen lijken de doelstellingen van de Douane te omarmen. Wel leven er aan de zijde van handel en logistiek nog de nodige vragen en wensen (zie het kader hieronder, red.). “Die nemen we uiteraard zeer serieus”, benadrukt Koop. “We doen er alles aan om de betrouwbaarheid van onze organisatie te vergroten, want die is voor de logistieke sector van groot belang. Nu houden wij ons aan de toezegging binnen de afgesproken tijd langs te komen. Het is natuurlijk nog mooier als wij op het juiste moment langskomen, waarbij we blijven streven naar een verdergaande minimalisering van de verstoring van de logistiek. En het zou fantastisch zijn als reactietijden daarmee overbodig worden, en er goede afspraken voor in de plaats komen.”

Verwachtingen van de markt
Ondernemers in de sector transport en logistiek zijn positief over de ontwikkelingen rond de WvP-tool, die in hun ogen past in een bredere beweging richting een efficiënter en sneller controleproces. Wel hebben zij diverse vragen en wensen ten aanzien van het hulpmiddel. Hun hoop en verwachting is dat de WVP-tool zal bijdragen tot:
• snellere afhandeling van controles, waarbij goederen meteen worden vrijgegeven zodra een zending conform blijkt. Snelheid is immers belangrijk, zeker als het gaat om bijvoorbeeld luchtvracht.
• minder gedoe bij verlegging van controles. Nu nog vereist het veranderen van beoogde controlelocaties veel communicatie tussen bedrijven en de diverse Werkverdeelpunten van de Douane.
• flexibiliteit in de planning van controles. De WvP-tool mag niet leiden tot dusdanig rigide roosters dat ambtenaren niet langer meerdere controles kunnen combineren op locatie. Ook moet er onderscheid kunnen worden blijven gemaakt tussen import- en exportzendingen en tussen verschillende typen goederen (zoals bederfelijk en niet-bederfelijk).
• een uniforme werkwijze in alle douane-regio’s. Op dit moment moeten in de ene regio bijvoorbeeld afspraken voor controles worden gemaakt tussen bedrijven en Douane, terwijl in de andere regio de dienst zonder aankondiging komt controleren. Dit soort verschillen komt de uitstraling van de organisatie als één Douane niet altijd ten goede.

Deel dit bericht