Een portaal met potentie

Portbase en Douane ontwikkelden samen een portaal dat de afhandeling van douanecontroles bij binnenbrengen via zee aanzienlijk bespoedigt. Een uitkomst voor havenlogistieke bedrijven.

 Onze havens verheffen tot dé smart ports van Europa – het is de ambitie van Portbase, een onafhankelijke organisatie die alle spelers in maritieme logistieke ketens binnen Nederland digitaal verbindt. De Douane deelt deze doelstelling, en draagt z’n steentje bij aan de realisatie ervan. Gezamenlijk ontwikkelden de beide partners een Inspectieportaal, dat de afhandeling van douanecontroles bij binnenbrengen aan zeezijde aanzienlijk bespoedigt. Havenlogistieke bedrijven hebben er alle belang bij aan te sluiten op de service.

Portbase is de drijvende kracht achter het Port Community System, een platform dat ondernemingen en overheden de mogelijkheid biedt op één centrale plek data te delen en informatie uit te wisselen. Het moet ertoe leiden dat alle actoren in de logistieke ketens rond Nederlandse zeehavens steeds sneller, efficiënter en goedkoper gaan werken – en de concurrentiepositie van die havens krachtiger wordt. Dalibor Stojakovic (links op de foto) is bij de non-profit organisatie verantwoordelijk voor de ontwikkeling van nieuwe diensten. Dit najaar werd zo’n service opgeleverd: het Portbase Inspectieportaal. “In het kort gezegd: een elektronisch loket dat bij het goederenvervoer betrokken bedrijven helpt te anticiperen op geplande overheidscontroles van binnenkomende lading”, legt Stojakovic uit. “Een brede werkgroep – bestaande uit vertegenwoordigers van onder meer cargadoors, terminals en rederijen – bepaalde in het voortraject wat voor functionaliteiten de applicatie minimaal moest hebben. En uiteraard werd ook de Douane gevraagd welke gebruikerswensen prioriteit dienden te krijgen. Herfst 2016 zijn we gaan bouwen aan de service, in nauwe samenspraak met alle stakeholders.”

Containers, bulk- en stukgoed
Hierbij hoefde niet helemaal bij nul te worden begonnen. Portbase was namelijk al jaren host van een vergelijkbare service: Douane Scan Proces. Zoals de naam al aangeeft, was daarin het berichtenverkeer tussen de dienst en het bedrijfsleven over aanstaande scancontroles van containers (en de afhandeling daarvan) geregeld. “Duidelijk was dat we hieraan het nodige konden en wilden verbeteren en toevoegen”, stelt Zlatan Abramovic (rechts op de foto), product owner van het nieuwe Inspectieportaal vanuit de Douane. “Onze wens was bijvoorbeeld om ook fysieke controles mee te nemen, en behalve de containerbranche meteen de bulk- en de stukgoedsector te bedienen. Dit alles valt immers onder één en hetzelfde proces: Binnenbrengen. Tot ons genoegen zijn al deze zaken als musthaves in de eerste versie van het Inspectieportaal terechtgekomen. En aan een harde voorwaarde van ons is voldaan: voor de service geldt een hoog veiligheidsniveau, om misbruik te voorkomen.”

Automatische blokkade
“De situatie is nu als volgt”, schetst Stojakovic. “Zodra de Douane een risico onderkent en goederen selecteert voor controle, wordt dit gemeld in het Inspectieportaal. Dat stelt direct de cargadoor – de lading-belanghebbende – en de terminal hiervan op de hoogte. Bovendien treedt meteen een blokkademechanisme in werking: al voordat het schip met de betreffende zending is aangemeerd, wordt de vracht als het ware vastgezet in de systemen van de terminal. De Douane is de enige partij die bevoegd en in staat is om deze blokkades op te heffen. Steeds meer terminals hanteren allerlei zogeheten triggers, die per type controle bepalen welke vervolgstappen worden gezet. Bijvoorbeeld: waar worden de goederen in de tussentijd neergezet, en hoe worden ze verder afgehandeld? Er zijn voorbeelden van terminals waar geloste containers binnen drie kwartier door de scan gaan, worden vrijgegeven en kunnen worden opgehaald door de transporteur. Daar draagt onze portal aan bij.”

Hoog op het verlanglijstje van de Douane stond het opnemen van aanzeggingen van handmatige inspecties in het portaal. Abramovic: “Deze genereren exact dezelfde berichten en notificaties richting belanghebbenden als automatisch aangemaakte controles. Ze worden ook vanzelf geblokt in de planning van de terminal, zodat de goederen blijven waar ze zijn en ter plekke en binnen afzienbare tijd kunnen worden gecontroleerd. Automatisering waarborgt hier dus de integriteit van het toezichtproces.”

Rapportagefunctie
Daarnaast kent de service een handige rapportagefunctie, waarvan alle aangesloten organisaties kunnen gebruikmaken. Stojakovic: “De Douane kan zo onder meer à la minute een real time beeld krijgen van de stand van zaken bij de verschillende terminals. Op hun beurt kunnen die terminals, net als de deelnemende cargadoors, in één oogopslag zien hoe het er voor staat met controles van vracht onder hun verantwoordelijkheid. Als zij die kennis delen met hun klanten – de transporteur en de ontvanger van de goederen – kunnen hele distributieketens efficiënter worden gepland en aangestuurd. Ook hebben bedrijven de mogelijkheid historische overzichten op te vragen – zoals van alle inspecties die ze het afgelopen jaar hebben gehad – ten behoeve van bijvoorbeeld hun AEO-administratie.”

Abramovic wijst nog op het grote gebruiksgemak van de nieuwe applicatie voor de Douane. “In het portaal kunnen allerlei handelingen heel eenvoudig worden uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan het geval dat loslocaties wijzigen, wat veelvuldig voorkomt. Voorheen moest onze dienst dan meerdere schermen door om containers stuk voor stuk over te hevelen van de ene terminal naar de andere. Nu kan dat met een paar simpele muisklikken. Bovendien worden containers automatisch vrijgegeven op de oorspronkelijke terminal van aankomst, en geblokkeerd op de terminal waar ze naartoe worden verplaatst.”

Blik op de toekomst
Met het Portbase Inspectieportaal is een basis gelegd waarop gemakkelijk kan worden voortgebouwd. “We hebben vanaf het begin rekening gehouden met de toekomstige doorontwikkeling van de service”, zegt Stojakovic. “We willen op termijn aan meer behoeften van het bedrijfsleven voldoen. Nu concentreert het systeem zich op het proces Binnenbrengen, en op de inspecties die de Douane verricht – inclusief die in samenwerking met NVWA en ILT. De gedachte is om straks alle aan de logistiek gerelateerde overheidscontroles er in onder te brengen. Het IT-fundament dat er nu ligt, is er klaar voor. En dankzij onze agile aanpak kunnen we in sprints van slechts enkele weken verbeterde en uitgebreidere releases uitbrengen.”

“De Douane wil zich nadrukkelijk positioneren als ladingregisseur”, besluit Abramovic. “Met een voorziening als de Rijks Inspectie Terminal die komend jaar operationeel wordt zetten we al een belangrijke stap in die richting. Vanaf dan worden in de Rotterdamse haven alle overheidscontroles van goederen uitgevoerd op één plaats, onder onze supervisie. Het Portbase Inspectieportaal biedt ons in potentie de mogelijkheid om ook de aansturing van ons volledige palet aan controles centraal te regelen. Die kans grijpen we uiteraard graag aan.”

Voor wie?
Het Portbase Inspectieportaal is een echte community service: het is ontwikkeld door en voor de Nederlandse zeehavens. In dit stadium is het bestemd voor in principe elk bedrijf dat via Portbase importmanifesten stuurt naar de Douane, ongeacht in welke haven het actief is. Zo’n onderneming kan een abonnement nemen en vervolgens alle relevante informatie rond controles van haar goederen inzien. Voor terminals is aansluiting interessant, omdat de service ervoor zorgt dat zij feitelijk geen inspectie meer kunnen missen. Hun processen worden zo voorspelbaarder, en zij kunnen hun opdrachtgevers vanzelf een hoger niveau van dienstverlening bieden. Terminals en ladingagenten die met relatief weinig controles te maken hebben, kunnen in plaats van een vast abonnement een basisabonnement nemen. Daarbij wordt per aangekondigde inspectie een bedrag doorbelast.

Deel dit bericht