De gestage evolutie van EMCS

Dankzij EMCS heeft de Douane steeds scherper zicht op transporten van goederen onder schorsing van accijns. Het kan echter nog beter, met een beetje hulp van het bedrijfsleven.

Ruim zeven jaar geleden ging het Excise Movement Control System de lucht in. Met de data die EMCS verzamelt, kan de Douane transporten onder schorsing van accijns binnen de EU nauwgezet monitoren en fraude voorkomen. Die mogelijkheden worden momenteel echter niet volledig benut. Beleidsadviseur Accijns Gert Vorsteveld vertelt hoe Douane en bedrijfsleven het systeem samen tot een nog groter succes kunnen maken.

De invoering van EMCS betekende een breuk met het verleden: de papieren administratie rond het vervoer van goederen onder schorsing van accijns binnen de EU werd vervangen door een digitale. Binnen het systeem meldt de verzender zijn elektronische administratieve accijnsdocumenten (afgekort tot e-AD’s) aan; de ontvangende partij meldt ze vervolgens weer af. Dat stelt de Douane in staat goederenbewegingen te volgen. Niet iedereen maakt evenwel op de juiste wijze gebruik van het systeem, onder meer vanwege een gebrek aan kennis van wet- en regelgeving.

Verkeerde levering bier
De voorlichting over EMCS had beter gekund, erkent Vorsteveld. “Het systeem zit vrij ingewikkeld in elkaar qua berichtenverkeer. Stel dat een bedrijf een container met bier verzendt vanuit Rotterdam naar Parijs. En dat de beoogde ontvanger zegt: dit is merk A, terwijl ik merk B had besteld. Hoe handel je een dergelijke zending dan af? Na die weigering van de ontvanger moet de verzender de goederen in EMCS een nieuwe bestemming geven. Dat zal in dit geval zijn eigen AGP oftewel Accijns Goederen Plaats zijn. De zending valt tenslotte nog steeds onder zijn verantwoordelijkheid. Krijgen de goederen geen nieuwe bestemming, dan blijft de zending zogezegd open staan in EMCS. De ontvanger meldt immers niet dat hij de zending heeft ontvangen, en de verzender niet dat hij die heeft teruggenomen. Zeker in het begin was dat een veelgemaakte fout.”

Verwarring
Ook aan douanezijde verliep niet alles even vlekkeloos. Als een bedrijf iets wil verzenden, dient het een voorlopige aangifte (e-AD) in. Vorsteveld: “De Douane kijkt wie de verzender is, controleert of de ontvanger een vergunning heeft en doet nog enkele geautomatiseerde checks. Als alles klopt, krijgt de zending een bijbehorend uniek nummer, ARC. In het statusoverzicht van EMCS leidt dit tot de melding dat deze ‘geaccepteerd’ is. Dat betekent niets meer en niets minder dan dat de verzender de goederen mag gaan vervoeren, niet dat de zending ook is geaccepteerd aan het eind van de keten. Die status zorgde aanvankelijk voor verwarring. Je moet je voorstellen dat douaniers op controle gaan met een lijst die honderden e-AD’s bevat. Bij een stuk of tien staat bijvoorbeeld de melding ‘geannuleerd ’, bij de overige ‘geaccepteerd’. Verschillende collega’s richtten hun aandacht op de geannuleerde aangiften, in de veronderstelling dat de rest was afgehandeld. En wanneer in zo’n geval zowel de ambtenaar als het bedrijf dit niet onderkent, zit je na verloop van tijd met een stapel documenten die nog geen eindstatus hebben maar waarop wel een accijnsdruk rust.”

Bron van kennis
Om dergelijke problemen in het vervolg te voorkomen publiceerde de Douane eerder dit jaar het handboek EMCS. “Daarin wordt op een laagdrempelige manier – met behulp van onder meer printscreens – uitgelegd wat de bedoeling is”, zegt Vorsteveld. “De doelgroep bestaat uit onze interne collega’s. Maar omdat we ook in de markt een kennislacune signaleerden, besloten we het handboek extern te publiceren. We raden iedereen die met accijnsgoederen onder schorsing werkt aan dat eens te raadplegen. Want het goed en volledig invullen van formulieren zorgt voor een betere logistiek en voorkomt eventuele naheffingen.”

Verborgen schatten
“Toen we nog met papieren documenten werkten, was de goederenstroom een stuk minder inzichtelijk en fraude lastiger te bestrijden”, vervolgt Vorsteveld. “EMCS herbergt een schat aan informatie, maar die moet je wel weten te ontsluiten – en het is een complex systeem. Gelukkig lukt dat ons steeds beter. Dankzij query’s en automatische gegevensvergelijking halen we meer bruikbare data uit het systeem dan voorheen. Verder draait onze Centrale Unit Accijns – CUA – in Emmen een maandelijkse query die de openstaande zendingen per vergunninghouder laat zien. Met slimme zoekopdrachten krijg je ook de echte uitschieters boven water. Een voorbeeld: verzorg je als vergunninghouder normaal gesproken maximaal tien zendingen per dag en kom je daar opeens fors bovenuit, dan volgt een uitworp. Uiteraard kijken we ook naar de ontvangende partij en de afdracht van accijns aan de Nederlandse staatskas. Soms is een partij wel ontvangen, maar wordt er geen aangifte tot betaling gedaan. Juist daarom is het belangrijk om zo dicht mogelijk op het proces te zitten. Accijns is dit jaar een belangrijke prioriteit voor de Douane, en zal dat ook in 2018 zijn. Dat werpt zijn vruchten af: de hoeveelheid openstaande e-AD’s slinkt, en de compliance neemt toe. Dat we er veel korter op zitten, is ook wel zo netjes richting bedrijven. Je wilt niet de accijnsschuld laten oplopen en in één keer een miljoenenheffing opleggen. Nog afgezien van het risico dat een ondernemer niet kan betalen en zo’n naheffing oninbaar wordt.”

Wie mag innen?
Om EMCS zo goed mogelijk te benutten, zoekt de Douane ook de samenwerking met zusterdiensten in andere EU-lidstaten. “We komen bijvoorbeeld in Benelux-verband en in EU-verband bijeen om onze kennis te vergroten”, vertelt Vorsteveld. “Hoe kun je EMCS het beste inrichten, welke actie onderneem je bij welk bericht? Zeker op het gebied van fraudebestrijding kunnen we van elkaar leren. Of over de vraag waar zich het belastbare feit heeft voorgedaan, en de accijns moet worden afgedragen. Is Nederland heffingsbevoegd, of een andere EU-lidstaat? Over 2015 heeft België bijvoorbeeld veel vaker dan wij accijns geclaimd. Hoewel het niet automatisch betekent dat wij geld hebben laten liggen, verdient zo’n groot verschil wel onze aandacht.”

Werk aan de winkel
EMCS mag inmiddels aardig op orde zijn, er blijft altijd iets te wensen over. Vorsteveld: “Bij het buiten de EU brengen van accijnsgoederen krijg je na EMCS te maken met het Export Controle System – ECS. Voor een snelle afhandeling zouden die twee processen eigenlijk automatisch gelinkt moeten zijn. In veel lidstaten – waaronder Nederland – is dat nog niet het geval, terwijl het bedrijfsleven nadrukkelijk om deze koppeling vraagt. Die staat nu dan ook op het programma. Verder zijn de zogeheten vervoerstermijnen – de verzender mag zelf bepalen hoe lang zijn transport erover mag doen – te fraudegevoelig. Het maximum is momenteel maar liefst 92 dagen. Pas daarna gaan wij de eventueel verschuldigde accijns heffen. Deze termijn zal in 2018 per vervoersmodaliteit veranderen. Er is al met al nog genoeg werk aan de winkel.”

Vervoer onder schorsing
Om het vervoer onder schorsing van accijns tussen en binnen de lidstaten te kunnen volgen, ontwikkelde de Europese Unie het Excise Movement and Control System. EMCS – sinds 1 januari 2011 in gebruik – wisselt digitale informatie uit tussen ondernemers en douanediensten. Wie accijnsgoederen zoals drank, tabak en brandstoffen uit een ander EU-land onder schorsing van accijns wil ontvangen of naar een ander land wil verzenden moet ervan gebruikmaken. Het vervoer vindt plaats onder dekking van een elektronisch administratief document. Om zo’n e-AD te kunnen ontvangen, is een vergunning geregistreerde geadresseerde nodig, of een vergunning accijnsgoederenplaats.

Deel dit bericht