Douane Nederland startte een traject om de drang tot innoveren in alle lagen van de organisatie aan te wakkeren. Hoe iedere douanier ook een beetje trendwatcher wordt.

Douane Nederland wil een innovatieve dienst zijn, en heeft als zodanig een zekere reputatie opgebouwd door de decennia heen. Dus wordt steeds scherp gelet op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen die mogelijk van invloed zijn op het douanewerk. De ambitie is om die alertheid in alle haarvaten van de organisatie aan te wakkeren: uiteindelijk moet iedere medewerker ook een beetje een trendwatcher worden. Hoe doet de Douane dat?

De regisseur van het overheidstoezicht op grensoverschrijdende goederenstromen opereert niet in een commerciële, competitieve markt. Ondanks dat etaleert de Douane een duidelijke drang om voorop te lopen, door bijvoorbeeld voortdurend te pionieren met baanbrekende technologieën, werkmethoden en samenwerkingsverbanden. De dienst maakt dan ook serieus werk van zijn kerntaken – het heffen en innen van belastingen, het beschermen van de samenleving en het faciliteren van het bedrijfsleven. Nu heeft de Douane een duidelijke visie op innoveren: het is niet iets wat je doet naast je primaire proces, het is niet de exclusieve bezigheid van een afzonderlijk team, en het laat zich niet van bovenaf afdwingen. Nee, wil innovatie succesvol zijn, dan moet het zijn verweven met het dagelijkse werk van iedere individuele medewerker, en voortkomen uit diens persoonlijke drive. Alleen dan is de organisatie als geheel in staat om snel te wenden, als zich in haar omgeving grote veranderingen voordoen.

Vanuit die gedachte startte de dienst een traject van enkele maanden, dat half september tot een climax kwam tijdens de tweejaarlijkse landelijke Innovatiedag Douane. Alle negen regiokantoren werd gevraagd een toekomstscenario te schrijven – een schets van het leven anno 2030. Met daarin de volgens de bedenkers belangrijkste en meest ingrijpende wijzigingen op met name (geo-)politiek, economisch, technologisch en logistiek gebied, plus een analyse van de impact van die omwentelingen op de eigen organisatie. De diverse teams kregen de kans om hun kijk op de wereld van overmorgen te pitchen voor een kritisch publiek op de Innovatiedag; een jury bestaande uit douanebestuurders en officials uit het bedrijfsleven beoordeelde de presentaties. Het leverde stuk voor stuk prikkelende vergezichten op, met elementen die soms al enigszins bekend oogden en een andere keer ronduit futuristisch aandeden. Wat de voorspellende waarde van de verhalen is, zal de komende jaren blijken. Feit blijft dat wanneer ook maar een klein deel van de vertoonde verwachtingen werkelijkheid wordt, de Douane voor ware uitdagingen kan komen te staan.

Want wat als – om maar eens één scenario aan te halen – de circulaire economie straks op globale schaal gemeengoed wordt? We krijgen in dat geval een duurzaam systeem, waarbinnen producten en materialen in zeer hoge mate worden hergebruikt – afval bestaat bijna niet meer – en economische waardevermindering wordt geminimaliseerd. Laten dan de import en export van eindproducten een drastische daling zien? Komt het dan tot bulkverwerking van renewable grondstoffen in onze zeehavens? En waar binnen het logistiek proces gaat de Douane dan precies belastingen heffen? Allemaal vragen waarover tijdig en goed zal moeten worden nagedacht in alle lagen van de dienst.
Nog zo’n hersenkraker, afkomstig uit weer een ander scenario: wat doen we als het goederenvervoer over grote afstand radicaal versnelt onder invloed van technologische vooruitgang? Een niet heel vergezochte vraag, gelet op bijvoorbeeld de hoge aspiraties van Tesla-topman Elon Musk ten aanzien van hyperloops. Stel dat zo’n tunneltransportsysteem voor vracht levensvatbaar is, en er een vliegensvlugge verbinding komt tussen ons land en het Verre Oosten – in lijn met de Silk Road-strategie van China. Hoe gaat de Douane dan al die aangiftes controleren, als dit zo goed als real-time moet gebeuren? Zal die tijdsdruk een reden zijn om belastingen te gaan heffen aan de bron – in het land van herkomst dus – indachtig het al oude concept ‘your export is our import’?

“Al met al hebben we op onze Innovatiedag talloze complexe kwesties verkend die op termijn wel eens concreet kunnen worden”, stelt Maarten Veltman, voorzitter van de Coördinatiegroep Innovatie Douane. “Helder is dat aan de horizon vraagstukken opdoemen die veel van onze creativiteit en flexibiliteit zullen vergen, maar evengoed mogelijkheden die ons gaan helpen bij het vinden van oplossingen. Toch is het feit dat we nu een aantal van die eventuele bedreigingen en kansen in kaart hebben niet de echte winst van het proces dat we als organisatie zijn ingegaan. Het belangrijkste is dat er een breed gedragen bottom-up beweging op gang is gekomen die het innovatie-bewustzijn in alle geledingen van de dienst bevordert. De awareness van wat zich allemaal in de buitenwereld afspeelt, zal zich zo hopelijk in onze genen verankeren. Nu al hoor ik van veel collega’s dat ze de krant anders lezen en anders televisie kijken dan voorheen. Ze vragen zich bij allerlei onderwerpen af: wat betekent dat voor de douanepraktijk, en voor mijn eigen werk? Op die wijze dienen we elk nieuw fenomeen te bezien, of het nu gaat om drones, elektrische auto’s of 3D-printing. We moeten er als Douane voor zorgen dat we steeds voldoende denkvermogen en daadkracht in huis hebben om proactief en weloverwogen met veranderingen om te gaan. Uitgangspunt daarbij is telkens dat we niet innoveren omdat het kan, maar omdat we er beter van worden. En dat ook burgers en bedrijven daar op den duur de vruchten van plukken.”

Juryvoorzitter Albert Veenstra was vooral blij verrast door de variatie aan ideeën die hij tijdens de Innovatiedag kreeg voorgeschoteld. “Het had me niet verbaasd als de scenario’s wat meer op elkaar hadden geleken; uiteindelijk gaat het toch telkens om de core business van de Douane”, aldus de hoogleraar Trade Facilitation & Logistics*. “Maar ze waren juist zeer divers. Het was mooi om te zien hoe de teams echt verstrekkende verschijnselen als artificial intelligence en de blockchain in hun verkenningen hadden meegenomen. Daadwerkelijke toepassing daarvan binnen ons vakgebied is misschien niet altijd iets voor de nabije toekomst, maar het is goed dat zulke zaken nu al op de agenda staan.”
“Dat een operationele overheidsdienst als de Douane gestructureerd en in de volle breedte nadenkt over dit soort ontwikkelingen kan ik alleen maar toejuichen. Het voedt de strategievorming binnen het management, en kan aanleiding zijn om staand beleid te heroverwegen of dingen anders aan te pakken. Als hierbij ook andere overheden, handel en logistiek, leveranciers van innovatieve technologieën en kennisinstellingen worden betrokken, zal iedereen daar z’n voordeel mee doen.”

* Prof. dr. Veenstra is verbonden aan de TU Eindhoven en aan Dinalog, het Dutch Institute for Advanced Logistics.

Deel dit bericht