“Vraag tijdig eHerkenning aan!”

Binnenkort moeten bedrijven diverse douanevergunningen aanvragen via het EU Trader Portal. Ondernemers moeten de hiervoor benodigde elektronische identificatie snel regelen.

Vanaf 2 oktober 2017 moeten bedrijven diverse douanevergunningen aanvragen via het EU Trader Portal. Om daarop in te loggen hebben zij eHerkenning op beveiligingsniveau 3 nodig. “Ondernemers, regel het vooral op tijd”, adviseren douanemedewerkers Grietje de Jong-Raske en Marijke Salters.

Sinds 1 mei 2016 is het Douanewetboek van de Unie van kracht. Dit voorziet onder meer in standaardisatie van procedures en volledig elektronische afhandeling van alle douaneformaliteiten in de hele Unie. Zo moeten bedrijven vanaf 2 oktober dit jaar 22 vergunningen digitaal aanvragen in het EU Trader Portal. Het gaat om de vergunningen die genoemd zijn in de Europese Uitvoeringsverordening 217/989, waaronder die voor actieve veredeling en douane-entrepot.

Vergelijkbaar met DigiD
Het EU Trader Portal wordt ontwikkeld en beheerd door de Europese Unie. De EU ontwikkelde ook het Customs Decisions Management System (CDMS), waarin de Douane de vergunningen aanvaardt, behandelt en afgeeft. De lidstaten zorgen zelf voor de inlogmogelijkheid in het EU Trader Portal. “De Nederlandse overheid heeft ervoor gekozen bedrijven te laten inloggen op haar elektronische diensten met eHerkenning”, zegt De Jong-Raske, implementatiemanager CDMS. “Dat wordt dus ook het authenticatiemiddel voor het EU Trader Portal.”

“Het concept is vergelijkbaar met DigiD”, stelt expert eHerkenning Salters. “DigiD is bestemd voor burgers, eHerkenning voor bedrijven.” Met eHerkenning kunnen bedrijven zich online identificeren en zo vertrouwelijke gegevens veilig uitwisselen met andere aangesloten organisaties. Zij kunnen eHerkenning aanvragen bij verschillende aanbieders (te vinden op www.eherkenning.nl). eHerkenning is dus niet gratis. De aanbieders zijn gecertificeerde marktpartijen, die voldoen aan het afsprakenstelsel dat de Nederlandse overheid heeft opgesteld en dat wordt beheerd door Logius.

Tijdig aanvragen
De Jong-Raske en Salters benadrukken dat het van groot belang is om snel eHerkenning aan te vragen. “Je moet rekening houden met een zekere doorlooptijd”, zegt De Jong-Raske. “Hoeveel tijd de voorbereiding van de aanvraag in beslag neemt, hangt af van het bedrijf. eHerkenning biedt de mogelijkheid om verschillende autorisaties toe te kennen aan verschillende medewerkers. Die autorisaties worden vastgelegd in een machtigingenregister. Bij een groot bedrijf met veel medewerkers die verschillende autorisaties nodig hebben, zal het opstellen van zo’n register naar verwachting meer tijd vergen dan bij een bedrijf dat maar een of twee medewerkers wil autoriseren.”

Salters: “Degene die eHerkenning aanvraagt, moet bij de Kamer van Koophandel geregistreerd staan als tekeningsbevoegd. In de praktijk is dat meestal niet degene die de vergunningen aanvraagt. Dat moet dus gedelegeerd worden aan collega’s die zich met de vergunningen bezighouden. Het kost tijd om de autorisatie en identificatie binnen een bedrijf goed te organiseren.”

Salters wijst er op dat veel bedrijven al met eHerkenning werken. “Voor die partijen is het zaak om na te gaan of zij beschikken over eHerkenning op het juiste veiligheidsniveau. De Douane hanteert niveau 3. Alleen met eHerkenning op dat niveau kan men inloggen in het EU Trader Portal.”

Uitzonderingen
Bedrijven met een buitenlands EORI-nummer (Economic Operators Registration and Identification) kunnen niet in Nederland eHerkenning aanvragen. Salters: “Zij kunnen contact opnemen met de douane in het land waar zij gevestigd zijn, en informeren hoe de elektronische authenticatie daar is geregeld. Zoals gezegd kiest elk land zijn eigen methode.”

Voor eenmanszaken en bedrijven die vergunningen willen aanvragen voor een ander is de inlogmogelijkheid op het EU Trader Portal nog niet geregeld, maar daar wordt aan gewerkt. “Voor actuele informatie kunnen zij terecht op www.douane.nl”, vertelt De Jong-Raske.

Een en dezelfde sleutel
Zowel eHerkenning als het aanvragen van vergunningen via het EU Trader Portal bieden veel voordelen, aldus De Jong-Raske en Salters. “eHerkenning zorgt er voor dat bedrijven niet met allerlei verschillende inlogtools en wachtwoorden hoeven te werken. Straks krijg je met een en dezelfde sleutel toegang tot alle elektronische overheidsdiensten en -organisaties – of het nu een gemeente is, de Douane of de Belastingdienst”, zegt De Jong-Raske. “En ook de traceerbaarheid van de autorisatie van de eindgebruiker is een pluspunt.”
“Daarbij: de verbinding is gegarandeerd veilig en voldoet aan de Europese wetgeving”, aldus Salters.

De Jong-Raske: “En bedrijven krijgen in het EU Trader Portal direct een actueel overzicht van aangevraagde en goedgekeurde vergunningen. Hoe staat het met hun vergunningsaanvraag? Als ze wijzigingen willen aanbrengen, kunnen ze dat online doen. Als er iets ontbreekt, krijgen ze een elektronisch bericht en kunnen ze de ontbrekende stukken meteen digitaal aanleveren. Voorheen ging dat per post.”

Bedrijven goed informeren
“Samenwerking met de markt is belangrijk voor de Douane”, zegt De Jong-Raske. “In het Overleg Douane Bedrijfsleven – ODB – bespreken we bijvoorbeeld hoe we bedrijven goed kunnen informeren over het EU Trader Portal en over CDMS. Zo hebben we ondernemers die vanaf 2 oktober vergunningen moeten aanvragen ook per brief geïnformeerd over de komende veranderingen.”

Eind 2019 ondersteunt het EU Trader Portal ook AEO (Authorised Economic Operator), BTI (Bindende tariefinlichting) en BOI (Bindende oorsprongsinlichting). Vanaf medio 2018 kunnen bedrijven steeds meer vergunningen die niet via het EU Trader Portal gaan, aanvragen via het nationale portaal Mijn Douane. Ook hier gaat inloggen via eHerkenning.

Webinar
Op 19 september organiseert de Douane een webinar over eHerkenning en het EU Trader Portal. Deelnemers krijgen informatie over hoe ze kunnen inloggen in het portaal en daar vergunningen kunnen aanvragen. Vervolgens kunnen zij vragen stellen aan een panel van deskundigen uit verschillende disciplines. Aanmelden kan via deze link.

Deel dit bericht