Venster op de toekomst

Douane en Rijkswaterstaat werken samen aan de doorontwikkeling van het Single Window voor maritiem en lucht. Bedrijven doen er goed aan zich voor te bereiden op wat komen gaat.

De realisatie van een Single Window Handel en Transport kwam op 1 september dit jaar weer een stap dichterbij. Die dag werd het berichtenverkeer voor de douaneprocessen Binnenbrengen, Uitgaan en Provianderen gekoppeld aan het bestaande Maritime Single Window (MSW). Wat deze uitbreiding van het platform voor elektronische gegevensuitwisseling met de overheid betekent voor het bedrijfsleven? Ronald van den Heuvel, projectmanager MSW bij Rijkswaterstaat, en douanemedewerker Sip van der Weg vertellen.

Aan de basis van het Maritime Single Window voor de zeescheepvaart staat een Europese richtlijn voor het meervoudig gebruik van enkelvoudig aangeleverde gegevens. Anders gezegd: waar bedrijven dezelfde informatie voorheen nog herhaaldelijk bij verschillende overheidsinstanties moesten indienen, volstaat voortaan een eenmalige zending. Inmiddels zijn de berichtenstromen aangaande vertrek en aankomst van schepen en de aanwezige bemanning en passagiers probleemloos aan het MSW gekoppeld. Waar een deel van die berichten – zoals meldingen over de personen aan boord – eerst nog vaak bijvoorbeeld per fax of e-mail werden verstuurd, gebeurt dat nu volledig elektronisch.

Uniforme werkwijze
“In Nederland hebben we de keuze gemaakt om het MSW stap voor stap uit te breiden”, vertelt Van den Heuvel. “Ook ondernemers actief binnen andere transportmodaliteiten – weg, spoor, binnenvaart – gaan het platform mogelijk gebruiken op termijn. En de ladingberichten voor de douaneprocessen Binnenbrengen, Uitgaan en Provianderen verlopen nu dus eveneens langs deze weg – voor zeevracht én voor luchtvracht.”

Van der Weg: “Waar veel lidstaten een andere afweging hebben gemaakt, vonden wij het vanzelfsprekend om die luchtvrachtberichten als extra stroom mee te nemen. Douane Manifest –DMF – is immers een neutraal systeem: het maakt niet uit of je goederen via de zee of de lucht binnenbrengt. Bovendien creëren we op deze manier een uniforme en volledig elektronische werkwijze voor het indienen en ontvangen van douaneberichten – dat is makkelijker voor zowel overheid als bedrijfsleven. Neem het proces Uitgaan. Tot nog toe werd ook het papieren manifest nog meegestuurd. Dat is niet meer nodig: een digitale melding plus bijlage volstaat.”

Dankzij de uitbreiding is inmiddels sprake van een Single Window voor maritiem en lucht* – een volgende stap in de richting van een algemeen Single Window Handel & Transport. Deze beweging sluit naadloos aan bij de ontwikkeling van coordinated border management en one-stop-shop- goedereninspectiesgeïntegreerde controles door verschillende overheidsinstanties.

Organisatorische klus
Rijkswaterstaat nam het voortouw bij de uitwerking van de EU-richtlijn achter het MSW. Omdat de meeste berichten in kwestie voor de Douane bestemd zijn, lag een alliantie tussen beide organisaties voor de hand. Van den Heuvel: “Vanaf dag één is de samenwerking uitstekend. Zo hebben enkele douaniers een tijd meegewerkt binnen mijn projectteam. Het is ook de enige manier om zo’n opdracht tot een goed einde te brengen. Op papier mag dit puur een IT-project lijken, in praktijk is het vooral een organisatorische klus die je samen moet klaren. Enerzijds moet je de krachten bundelen met partijen als Douane, Zeehavenpolitie, Koninklijke Marechaussee, de havenautoriteiten en Logius. Anderzijds moet je constant intensief communiceren met de marktsector. Je komt er niet door iedereen zijn eigen systeem te laten aanpassen. Het Single Window voor maritiem en lucht moet echt over de hele publiek-private keten functioneren.”

Koudwatervrees
Vooralsnog constateren Van der Weg en Van den Heuvel een zekere koudwatervrees bij het bedrijfsleven. “Niet iedereen ziet direct de voordelen van het platform”, stelt Van der Weg. “Je hoort wel zeggen: Het werkt nu toch goed, waarom zouden we veranderen? Soms is men bang voor extra lastendruk. De hoeveelheid berichten verandert echter niet; je levert ze alleen aan via een ander poortje – eenmalig, elektronisch en in een nieuw formaat.”

“Bedrijven moeten zich daar wel tijdig op voorbereiden”, zegt Van den Heuvel. “Dat gevoel van urgentie ontbreekt bij sommigen, al zijn zowel de Douane als Rijkswaterstaat al enkele jaren bezig om ondernemers voor te lichten over de dingen die komen gaan. De ervaring met de overstap van de Overheidstransactiepoort naar Digipoort leert dat dit ook echt nodig is. Feitelijk behelsde die overgang niet meer dan het verwisselen van een overheidsmailadres, waarover uitgebreid gecommuniceerd was. En toch waren sommige bedrijven daar nog door verrast.”

Actie geboden
De aansluiting op het MSW moet uiterlijk 29 december dit jaar zijn gerealiseerd. “Wie dan niet aan boord is, zal niet meer aan zijn douaneverplichtingen kunnen voldoen”, waarschuwt Van der Weg. “En als je geen meldingen meer kunt doen, staat de logistiek stil. Daar is uiteraard niemand bij gebaat. Vandaar dat wij bedrijven bewust willen maken van de consequenties. Wie niet in actie is gekomen, moet dat alsnog doen. We hebben zo’n 140 partijen benaderd – softwareontwikkelaars en partijen die de markt faciliteren met een port community-system. Daarnaast raden we iedereen aan te checken of zijn softwareleverancier de zaken op orde heeft. En als je zelf bouwer bent, neem dan contact op met Logius. Zo komt de druk van twee kanten. Op de website van de Nationale Helpdesk  staat het hele aansluitproces ook nog eens beschreven via een uitgebreid stappenplan.”

Meer harmonisatie
“Ondanks de terughoudendheid die je hier en daar ziet, willen veel ondernemingen graag door op de ingeslagen weg”, weet Van der Weg. “Je merkt dat een groot deel van het bedrijfsleven de ontwikkeling richting coordinated border management en one-stop-shop-controles met speciale belangstelling volgt. Wat komt hierna?, krijgen we vaak te horen. Een koppeling van de binnenvaart of het wegvervoer? Als Douane buigen wij ons met het ministerie van Infrastructuur en Milieu over de mogelijke vervolgstappen. Bovendien gaan we samen actief in gesprek met de Europese Commissie om te komen tot meer internationale harmonisatie. Want ook daar heeft de markt dringend behoefte aan.”

* Het Single Window voor maritiem en lucht is er voor elektronische meldingen richting Douane, Koninklijke Marechaussee/Zeehavenpolitie en NCA SafeSeaNet.

Stip op de horizon
Een tweede stip op de horizon, naast een Single Window Handel & Transport, is uitwisseling van gegevens op Europese schaal. Bijvoorbeeld via een netwerk van nationale SW’s. Van den Heuvel: “Het idee is dat bij ons gemelde gegevens over een schip dat na aankomst in Rotterdam doorvaart naar Duitsland, daar kunnen worden hergebruikt. Douanediensten delen al rechtstreeks informatie, maar zo’n doormelding zou ook prima via het SW kunnen verlopen. Mede door een gebrek aan internationale harmonisatie en standaardisatie doen we dat nog niet. Dat heeft enerzijds te maken met verschillen in nationale wetgeving. Anderzijds met het feit dat het SW steunt op een richtlijn, en niet op een verordening. Daardoor konden lidstaten hun eigen keuzes maken bij de implementatie, en is het per land steeds nét weer even anders geregeld.”

Deel dit bericht