Nieuwe criteria voor douanevertegenwoordigers

Vanaf 1 juli gelden de AEO-criteria ook voor douanevertegenwoordigers. Die krijgen daarmee vooral meer duidelijkheid.

Het Douanewetboek van de Unie biedt lidstaten de ruimte om nationale voorwaarden te stellen aan douanevertegenwoordigers. In goed overleg met het bedrijfsleven heeft Douane Nederland besloten om de AEO-criteria op hen toe te passen. Mieke van Schijndel, beleidsmedewerker Douane: “De voorwaarden zijn helder en voor alle douanevertegenwoordigers eender. Dit betekent echt een kwaliteitsslag.”

Het afgelopen jaar heeft de Douane de AEO-criteria speciaal voor douanevertegenwoordigers uitgewerkt. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met FENEX, de brancheorganisatie van expediteurs en logistiek dienstverleners. Daarna zijn de criteria afgestemd met het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB). De voorwaarden stonden al op de website van de Douane; de nadere uitwerking is onlangs opgenomen in het Handboek Douane. Vanaf 1 juli dit jaar moeten douanevertegenwoordigers hieraan voldoen. “Het zijn nog steeds open normen, maar we hebben ze specifieker gemaakt voor deze groep bedrijven”, stelt Van Schijndel. “Doordat de leden van Fenex hierbij betrokken waren, is het echt een gezamenlijk product geworden, waar zowel de Douane als de markt baat bij heeft. Punten die niet helder genoeg waren, zijn duidelijker omschreven. Zo weten bedrijven nu beter waaraan ze moeten voldoen, als de Douane hun beoordeelt of herbeoordeelt. Overigens zijn de normen niet verzwaard.”

Kwaliteitsslag
Zowel directe als indirecte vertegenwoordigers – bij invoer en bij uitvoer – hebben een toelating douanevertegenwoordiger nodig en moeten voldoen aan de AEO-criteria. Daarnaast wordt een klein deel van de aangiften op eigen naam en voor eigen rekening gedaan. In dit laatste geval is een toelating douanevertegenwoordiger niet nodig. “Douanevertegenwoordigers zijn voor ons een belangrijke partij”, stelt Van Schijndel. “Gezien het feit dat ruim 80% van de invoeraangiften door hen wordt gedaan, gaan we echt een kwaliteitsslag maken.” De verwachting is dat dit ook effect zal hebben op de markt: “De criteria zijn duidelijk en voor alle bedrijven eender. Dat betekent een gelijk speelveld. De beunhazen zullen verdwijnen.”
Een groot deel van de douanevertegenwoordigers beschikt al over een AEO-certificaat. Van Schijndel benadrukt dat dit niet automatisch betekent dat zij aan de regels voldoen en nu geen actie meer hoeven te ondernemen. “Ook zij moeten kritisch naar hun procedures kijken: zijn ze in lijn met de uitgewerkte criteria die in het Handboek Douane staan?”

Theorie en praktijk
De AEO-criteria betreffen de administratieve organisatie en de interne beheersing, de solvabiliteit, de compliance en de praktische vakbekwaamheid van de vertegenwoordiger. Bij de (her-)beoordeling toetst de Douane niet alleen of een bedrijf in theorie voldoet aan de criteria, maar ook of dat is terug te zien in de dagelijkse praktijk. Van Schijndel: “Als zich bijvoorbeeld een nieuwe opdrachtgever meldt, wordt dan daadwerkelijk gecheckt of dat bedrijf bestaat? En als er een opdracht komt om aangifte te doen, let de vertegenwoordiger er dan op dat hij over voldoende informatie beschikt? Het gebeurt wel eens dat bij een samengestelde zending één goederencode wordt vermeld, terwijl het gaat om verschillende goederen met verschillende goederencodes. Het kan ook zijn dat de vertegenwoordiger de indruk heeft dat de douanewaarde te laag is. In beide gevallen is er reden om meer specifieke gegevens op te vragen bij de importeur of de opdrachtgever.”
Het is de bedoeling dat vertegenwoordigers geen aangifte doen, als ze onvoldoende informatie hebben. Dit kan betekenen dat ze hun procedures moeten wijzigen – misschien wel ingrijpend. Van Schijndel: “Het is belangrijk dat zij zich daarvan bewust zijn, en tijdig starten met eventuele aanpassingen.”

Herbeoordelingen
Bedrijven die al een toelating douane-expediteur hebben, ontvingen inmiddels een brief met een toelichting van de Douane. De herbeoordelingen moeten plaatsvinden vóór 1 mei 2019. Na een positieve herbeoordeling wordt de toelating douane-expediteur vervangen door een toelating douanevertegenwoordiger. “Deze bedrijven gaan we herbeoordelen vanaf 1 juli 2017. Zij hebben dus nog tot die datum de tijd om ervoor te zorgen dat ze aan de criteria voldoen.”
Bedrijven die geen toelating douane-expediteur hebben en willen blijven optreden als douanevertegenwoordiger, hebben eveneens een brief gekregen. Hierin staat dat zij een toelating kunnen aanvragen als ze voldoen aan de nader uitgewerkte AEO-criteria. De Douane beoordeelt dit vervolgens, en op grond van deze toets komt een bedrijf al dan niet in aanmerking voor een toelating douanevertegenwoordiger.
Van Schijndel adviseert bedrijven om de afweging te maken of een toelating in hun geval lonend is. “Wanneer je zelden aangifte doet als vertegenwoordiger, kan dit het moment zijn om te besluiten geen toelating aan te vragen of je toelating in te trekken. Je kunt ervoor kiezen voortaan op eigen naam en voor eigen rekening aangifte te doen.”

In de tweede helft van dit jaar past de Douane het aangiftesysteem AGS zodanig aan dat directe en indirecte vertegenwoordigers alleen nog aangifte kunnen doen als zij beschikken over een toelating douane-expediteur of douanevertegenwoordiger. In het ODB wordt besproken wanneer dit precies gaat gebeuren.

Deel dit bericht