Integriteit op 1

Douanemedewerkers moeten kunnen opereren in een veilige professionele omgeving. Integriteitsmanagement helpt om dit te realiseren.

Integriteit en integer handelen staan hoog op de agenda van de Douane. Van werkvloer tot directiekamer komt het thema nadrukkelijk aan de orde. Zo wordt er veel gesproken over moreel vakmanschap en ethisch leiderschap, is er volop aandacht voor risicovolle functies en zijn er steeds meer mogelijkheden voor het melden van signalen van (mogelijke) misstanden. Implementatiemanager Integriteit & Veiligheid Frans van Oostrum en directeur Bedrijfsvoering Bob de Baedts over het belang van integriteitsmanagement bij het creëren van een veilige professionele omgeving.

Vooropgesteld: de Douane scoort hoog als het aankomt op integriteit. Douanemedewerkers zijn trots op hun werk en willen de goede dingen zo goed mogelijk doen. Dit beeld wordt echter overschaduwd door berichtgeving over recente integriteitsincidenten die binnen de dienst hebben gespeeld. “Elk incident is er een teveel”, benadrukt De Baedts. “Douaniers die de fout ingaan, beschadigen niet alleen zichzelf, maar ook het imago van Douane en overheid, en dat van de dik 99,9% van het personeel dat niets met onoorbare praktijken te maken heeft. Daarom investeren we in de verdere professionalisering van ons integriteitsmanagementsysteem, maar ook in het doorontwikkelen van moreel vakmanschap bij onze medewerkers.”

Vertrouwen
“Het spreekt vanzelf dat de Douane hard optreedt tegen medewerkers die zich schuldig maken aan illegale activiteiten”, zegt Van Oostrum. “Elke organisatie onderzoekt, nadat zich incidenten hebben voorgedaan, welke maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen – dus ook de Douane. Daarnaast is er veel begrip voor de effecten die onrechtmatig handelen van een collega of ex-collega kan hebben op de achterblijvende groep. Zorg wordt dan ook zeker gezien als een belangrijk onderdeel van het managen van incidenten. Integriteitsmanagement is echter veel meer dan dat. Door los van incidenten activiteiten in gang te zetten en deze te koppelen aan moreel vakmanschap kun je als organisatie verder groeien. Het is van het grootste belang dat eenieder zich blijft realiseren dat veruit de meeste medewerkers te goeder trouw zijn, en dus breed vertrouwen verdienen. Wel is blijvend onderhoud nodig om integriteit en integer handelen op het gewenste hoge niveau te houden. Niet omdat personeelsleden minder integer worden, maar omdat de wereld om ons heen continu verandert. Door bijvoorbeeld individuele medewerkers alert te maken op risico’s die spelen in hun omgeving, bescherm je hen.”

Glijdende schaal
“Het is belangrijk dat we ons op de meerderheid richten, en ervoor zorgen dat die niet – onbedoeld – de fout in gaat”, vervolgt Van Oostrum. “Iedereen weet wel zo ongeveer wat integer en niet-integer gedrag is, maar daartussen ligt een grijs gebied. Medewerkers moeten bepaalde signalen leren herkennen en zo een antenne ontwikkelen voor zaken die mogelijk niet kloppen. Onderzoek toont aan dat mensen meestal niet van het ene op het andere moment crimineel of corrupt worden. Soms is er onnadenkendheid in het spel, soms wordt iemand ongewild meegezogen in duistere praktijken. Er is vrijwel altijd sprake van een glijdende schaal. Maar wanneer gaat het nu precies fout? Het is belangrijk dat we daarover vaak en uitvoerig het gesprek met elkaar aangaan.”

Kernwaarden
De Baedts: “Integriteit is daarom een vast onderdeel van het functioneringsgesprek tussen medewerker en leidinggevende, én tussen leidinggevende en directie. Maar ook op andere momenten keert het onderwerp nadrukkelijk terug. Zoals in ons introductieprogramma Douane on Board, waarin nieuwe collega’s worden meegenomen in de betekenis van onze kernwaarden: verantwoordelijk, geloofwaardig en zorgvuldig. Ook tijdens managementbijeenkomsten komt moreel vakmanschap en ethisch leiderschap uitgebreid aan de orde. Vanuit de organisatie wordt er dus veel aan gedaan om het thema op de agenda te krijgen en te houden. Van alle medewerkers van onze organisatie wordt verwacht dat zij zich over hun doen en laten willen en durven verantwoorden, en ongewenste situaties zelf bespreekbaar maken.”

Meldmogelijkheden
“Wil je dit soort gesprekken mogelijk maken, dan moet je een vertrouwde omgeving creëren”, gaat De Baedts verder. “Een medewerker moet zijn verhaal op een veilige, eenvoudige en laagdrempelige manier kwijt kunnen bij zijn manager, diens leidinggevende of een ander MT-lid. En als dat om een of andere reden niet mogelijk is, moet hij ook extern iets kunnen melden. Daarom hebben we een Meldpunt Buitengewone Voorvallen ingericht, waar medewerkers met een signaal kunnen aankloppen. De leiding wordt dan overigens nog steeds in stelling gebracht; er zit alleen een filter tussen melder en management. Verder hebben we onlangs een MeldApp geïntroduceerd, waarmee de gebruiker zijn signaal desgewenst meteen verzendt – eventueel anoniem, en voorzien van foto’s of documenten.”

Overigens waren recente externe ontwikkelingen mede van invloed op het meldbeleid bij de Douane. In 2016 zijn de Wet Huis voor Klokkenluiders, de Regeling Datalekken en de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie van kracht geworden. Daarnaast is onlangs de Gedragscode Integriteit Rijk op een aantal punten gewijzigd.

Risico’s verder verkleinen
Hoewel meldpunten onmisbaar zijn binnen het integriteitsbeleid van de Douane, speelt preventie een minstens zo belangrijke rol. Van Oostrum: “Ieder mens is anders. Onze persoonlijkheid is van grote invloed op ons gedrag en op de keuzes die we maken, in ons leven en in ons werk. Inmiddels zijn er wetenschappelijk onderbouwde vragenlijsten beschikbaar die ook persoonlijksheidskenmerken gelieerd aan integriteit in beeld brengen – en individuele verschillen daarin. Dit soort tools gaat ons helpen om nog meer de juiste mensen op de juiste plek te krijgen, als onderdeel van het selectieproces voor nieuwe medewerkers. Hoe precies, dat zijn we aan het onderzoeken. Daarnaast benutten we de bestaande mogelijkheden voor het screenen van nieuwe personeelsleden steeds beter. Zo nemen we dus tal van maatregelen. Maatregelen waar overigens niet al onze medewerkers even blij mee zijn. Wie zijn werk altijd goed en zorgvuldig heeft gedaan, kan ze best ervaren als last.”

“Al met al wordt integriteit steeds meer onderdeel van onze reguliere bedrijfsvoering”, besluit De Baedts. “Dit komt onze goede relatie met onze publieke en private partners zeker ten goede. Integriteit en integer handelen is voor de Douane de basis van waaruit wij handelen – als toezichthouder en als facilitator van het bonafide bedrijfsleven.”

Deel dit bericht