Nieuwe spelregels voor douanevergunningen

Al ruim een jaar moeten houders van douanevergunningen voldoen aan de voorwaarden van het DWU. Wat betekent dit voor het bedrijfsleven?

Houders van douanevergunningen moeten sinds 1 mei vorig jaar voldoen aan de voorwaarden van het Douanewetboek van de Unie (DWU). De Douane is momenteel druk bezig met het (her)beoordelen en vervangen van die vergunningen. “Bedrijven kunnen zich hierbij het beste actief opstellen”, adviseren douanemedewerkers Anneke de Bruijn en Renate Adema.

De komst van het DWU heeft grote gevolgen voor douanevergunningen. Een aantal is massaal ingetrokken en vervangen, zoals die voor elektronisch aangeven. Voor CDW*-vergunningen die niet al zijn ingetrokken, geldt dat de Douane ze moet herbeoordelen en vervangen. Hiervoor heeft de dienst tot 1 mei 2019 de tijd. “En die tijd hebben we hard nodig; we voeren herbeoordelingen uit bij zo’n 2.700 bedrijven”, zegt Anneke de Bruijn, beleidsadviseur handhavingsbeleid bij het Landelijk kantoor Douane en de afgelopen anderhalf jaar projectmanager vergunningen UCC. Renate Adema, vakgroepcoördinator toezicht bij Douane Rotterdam Haven, raadt die ondernemingen aan snel aan de slag te gaan: “Kijk kritisch naar je processen en procedures, en check of je voldoet aan de voorwaarden.”

AEO-criteria worden generiek
Of er ten opzichte van de oude situatie veel verandert voor een onderneming, hangt sterk af van het bedrijf en het soort vergunningen dat het heeft. “Wat is je startpositie? Als een bedrijf al AEO-gecertificeerd was, zal de overgang minder groot zijn”, veronderstelt De Bruijn. “De wet is iets stringenter geworden: wat voorheen een guidance was, een handreiking, is nu wetgeving. Maar de voorwaarden zijn niet echt veranderd.” Voor bedrijven die geen AEO-certificaat hadden, is de stap waarschijnlijk groter, stelt Adema. “Maar hoe groot precies is weer afhankelijk van het type vergunningen. Over sommige vergunningen leven nog vragen in het bedrijfsleven. Niet iedereen weet nog hoe er precies mee om te gaan. Het is wennen. Ik denk dat het uiteindelijk steeds gemakkelijker en duidelijker wordt.”

Dat verwacht ook De Bruijn. “De wetgeving is wat strikter geformuleerd dan voorheen en de voorwaarden die eerst alleen voor AEO golden, gelden nu voor veel vergunningen. Dat betreft met name de punten compliance, een deugdelijke handels- en vervoersadministratie en praktische vakbekwaamheid. Als je je interne organisatie daarop hebt afgestemd, is het eenvoudiger en overzichtelijker – ook bij het aanvragen van nieuwe vergunningen. Dat is het voordeel van generieke criteria.”

Niet afwachten
De Douane is momenteel druk bezig met herbeoordelen. De Bruijn: “Wij proberen dit te combineren met andere controles, en maken gebruik van informatie die al bij ons bekend is. Dat is efficiënter. Want je wilt bijvoorbeeld niet nu een administratieve controle instellen, en een jaar later een herbeoordeling doen.” Bij de herbeoordelingen staat voor de Douane eenheid van uitvoering voorop. “Het mag niet zo zijn dat een klant in de ene regio anders wordt behandeld dan in een andere regio”, zegt Adema. “Daarom overleggen we geregeld met elkaar en bespreken we casuïstiek.”

Sommige bedrijven hebben de herbeoordelingen inmiddels achter de rug, andere kunnen zomaar pas in januari 2019 aan de beurt zijn. “Maar ondertussen zijn de nieuwe regels wel al vanaf 1 mei 2016 van toepassing, dus bedrijven moeten eraan voldoen”, benadrukt Adema nog eens. “Zij dienen niet af te wachten, maar te zorgen voor een inzichtelijke administratieve vastlegging. Want wij willen zien wat ze sinds 1 mei 2016 hebben gedaan: hebben ze gehandeld conform wetgeving, en zijn ze in control? Bovendien maakt het de herbeoordelingen makkelijker en minder tijdrovend. Daar hebben zowel de Douane als het bedrijf belang bij.”

Ongunstige planning?
Wanneer een bedrijf wordt herbeoordeeld, hangt af van verschillende factoren. Zoals van de risico’s die de Douane loopt, van de zwaarte van de vergunningen en van het moment waarop de laatste controle plaatsvond. Het kan zijn dat de herbeoordeling valt in een periode die voor het bedrijf ongunstig is, vanwege bijvoorbeeld grote automatiseringsaanpassingen of een fusie of overname. De Bruijn: “Neem in dat geval zelf contact op met de Douane. Het is vervelend als wij een planning maken die je bedrijf niet past. Trek tijdig aan de bel en bespreek het.”

Het komt ook voor dat bedrijven een nieuwe vergunning aanvragen, terwijl ze nog niet zijn herbeoordeeld. De Douane zal dan in de regel niet alleen kijken naar de voorwaarden voor die specifieke vergunning, maar dit meenemen in het complete herbeoordelingsproces. “Dan kunnen we in de knel komen met de behandeltermijn van de vergunning in kwestie”, legt Adema uit. “Maar we proberen het zo goed mogelijk te plannen, want we willen elkaar niet in de weg zitten.”

De Bruijn raadt bedrijven aan om goed naar hun vergunningen te kijken. “Heb je vergunningen waarvan je geen gebruikmaakt, laat die dan intrekken. Dat ruimt op en het scheelt veel werk. En voor de vergunningen waarvan je wel gebruikmaakt: kijk naar de voorwaarden. Wat betekenen ze in de praktijk? Misschien een procedureaanpassing, misschien betere documentatie. Als je dat hebt geregeld, ben je goed voorbereid op de herbeoordeling.”

* Communautair Douane Wetboek, voorloper van het Douanewetboek van de Unie

Meer informatie?

De DWU-voorwaarden staan op www.douane.nl, onder ‘Douane voor bedrijven’, ‘Handboek Douane’ en ‘Wetteksten DWU’. Hier zijn ook FAQs te vinden, over onder meer ruimte voor tijdelijke opslag en over overbrenging naar andere vergunninghouders. Het Handboek Douane biedt een nadere uitwerking.

Deel dit bericht