Korte metten met mismatches

Een nieuwe registratievorm van over zee aangekomen vracht moet Douane en bedrijven van veel onnodig werk en ergernissen verlossen.

Al daalt het aantal gestaag, de Douane kampt nog steeds met 15.000 maandelijkse mismatches tussen aangiften voor tijdelijke opslag en vervolgaangiften. Een nieuwe vorm van registratie van over zee binnengekomen goederen moet stapsgewijs een einde maken aan de staande praktijk van het achteraf corrigeren van onjuiste vervolgaangiften. Voor sommige aangevers is dat even wennen, weten projectmanager Peter van Olst en implementatiemanager Wim de Viet. Maar volgens hun levert het alle partijen uiteindelijk voordeel op.

Alle goederen die in Nederland worden gelost, vereisen een ‘summiere aangifte voor tijdelijke opslag’, doorgaans verzorgd door de cargadoor. Deze goederen krijgen daarna een ‘opvolgende douanebestemming’: ze worden ingevoerd, opgeslagen, vervoerd of doorgevoerd. Voor het toezicht op dit vervolgtraject is het belangrijk dat de summiere en opvolgende aangifte automatisch te koppelen zijn. Wanneer dit niet lukt, is sprake van een mismatch.

De Douane stelt nu paal en perk aan deze mismatches met wat in de wandelgangen het ‘Container Vrijgave Bericht’ wordt genoemd. Vanwege de grote impact is gekozen voor een uitrol in fasen (zie kader). Zo worden eerst de invoeraangiften aangepakt, en daarna de vervoeraangiften. Bovendien komen de veranderingen niet uit de lucht vallen. “Ik informeer het bedrijfsleven al ruim twee jaar over deze overgang”, zegt De Viet. “Mijn voornaamste doelgroep bestaat uit die twintig procent van de ondernemers die goed zijn voor tachtig procent van alle mismatches.”

Klein foutje, grote gevolgen
3,5 jaar geleden stond de teller nog op 60.000 mismatches per maand, op een totaal van 320.000 te matchen artikelen. De Viet: “Nu zitten we op een kwart daarvan: 15.000. Het merendeel – 9.000 ­– wordt veroorzaakt door verschillen in gewicht, bij 3.000 zit het ’m in het zending- of BL-nummer. De zogeheten dubbele verplichtingen – waarbij de klant verwijst naar meerdere BL’s – zijn goed voor zo’n 500 mismatches. De rest betreft dubbele zuiveringen, oftewel meerdere nadere aangiften voor één zending. Zo hadden we laatst een auto-importeur die voor de 1.200 auto’s die hij invoerde twee keer een aangifte indiende. ‘Tja, foutje gemaakt’, was zijn reactie. Maar zo was hij in zijn eentje dus al goed voor 2.400 mismatches.”

Erfenis uit het verleden
De coulance ten aanzien van foute vervolgaangiften is eigenlijk een onwelkome erfenis uit het verleden, legt Van Olst uit: “Tot eind 2003 kwamen klanten met hun papieren documenten bij ons langs, en keken wij of er een match was tussen de summiere en de nadere aangifte. Zo ja, dan werd de aangifte geldig gemaakt. Bij een mismatch omcirkelden wij met potlood het veld dat niet deugde, en werd de klant weggestuurd met de boodschap: ‘Kom maar terug als je het op orde hebt’. In 2004 stapten we over op de elektronische summiere aangifte, maar hadden we geen goede matchingsmodule. De verwachting was destijds dat er grote hoeveelheden aangiften geweigerd zouden worden en dat we één à twee maanden chaos in Rotterdam zouden creëren. Daarom viel de keuze op controle en correctie achteraf, in de verwachting dat ondernemers hun leven zouden beteren en zelf gingen zorgen voor een minimum aan mismatches. Dat bleek helaas niet het geval. Verschillende overleggen met het bedrijfsleven over dit onderwerp leverden weinig op. Bovendien waren onze systemen niet in staat om foute aangiften te weigeren. Op die manier stimuleerden we ondernemingen ook niet om het goed te doen.”

Veel onnodig werk
Van gemiddeld 60.000 naar 15.000, dat wijst op een positieve trend. En het leeuwendeel van de aangiften – 96%­ – wordt goed ingevuld, beamen Van Olst en De Viet. Toch bezorgen alle mismatches de Douane nog veel onnodig werk. Mede op grond van Brusselse eisen gaat de dienst de verplichte match via aanpassingen van de systemen Douane Manifest, AGS en NCTS afdwingen. Van Olst: “Technisch zijn die aanpassingen goed behapbaar, maar de impact voor het bedrijfsleven is groot. Bij een mismatch gaat de aangifte retour en luidt het devies: eerst aanpassen, anders mag je die container niet meenemen. Aan de andere kant: komt er een foutmelding, dan kun je een en ander direct wijzigen en de aangifte direct opnieuw inschieten.”
“Van elke weigering vanwege een mismatch krijgt de klant een opgaaf van reden”, zegt De Viet. “Dat doen we in de vorm van een bericht dat de zending onbekend is, het gewicht ontoereikend, of dat er sprake is van meerdere verplichtingen. Denk daarbij aan een cargadoor die twee zendingen met hetzelfde nummer aangeeft, binnen een tijdvak van 90 dagen.”

Te vroeg aangeven voorkomen
De nieuwe werkwijze heeft méér consequenties. De Viet: “Op dit moment kunnen bedrijven nog een invoeraangifte indienen voordat de goederen daadwerkelijk binnen zijn in Rotterdam. Dat is feitelijk niet toegestaan, alleen hadden we nog geen systeem dat die voortijdige aangifte weigerde. Door te vroeg aangeven onmogelijk te maken, ondervangen we de risico’s van het aangeven tegen een verkeerd tarief. Als jouw schip bijvoorbeeld binnenkomt op een datum dat er een antidumpingheffing ingaat, dan is het erg verleidelijk om al een paar dagen eerder aangifte te doen.”

Slordigheden
De voordelen van het traject zijn evident, stelt het tweetal. Van Olst: “Door correcte aangiften af te dwingen, kunnen we onze risicoanalyse gerichter inzetten. Nu nog komt de focus onterecht te liggen op de klanten die mismatches veroorzaken, terwijl het vaak om slordigheden gaat.”
“Bedrijven hebben er zelf ook behoorlijk hinder van”, zegt De Viet. “Want enkele duizenden van de maandelijkse mismatches kunnen we niet in onze systemen terugvinden. Dit betekent bijvoorbeeld dat we bij klanten moeten navragen onder welk documentnummer die ene container is weggevoerd. Is de aangifte goed, dan blijven dergelijke vragen uit. En de twaalf douanemedewerkers die nu nog achteraf de onjuiste aangiften van het bedrijfsleven aan het corrigeren zijn, kunnen we straks voor een andere taak inzetten. Van de ruim honderd klanten die ik in de afgelopen jaren heb gesproken, staat niemand negatief tegenover de nieuwe werkwijze. Sterker nog, een flink aantal zegt: dit hadden jullie jaren eerder moeten doen. Tenslotte levert het alle betrokkenen meer duidelijkheid op, veel minder werk en betere rapportages.”

“We leggen de bal weer waar die thuishoort: bij het bedrijfsleven”, vindt Van Olst. “Het zal in het begin even wennen zijn. Maar uiteindelijk gaat van deze aanpak een corrigerende werking uit en loopt het aantal mismatches snel terug. En laten we wel wezen: een beetje bedrijf wil toch staan voor de kwaliteit van zijn aangiften?”

Gefaseerde invoering
De nieuwe goederenregistratie valt uiteen in drie fasen:
• 1 (1e kwartaal 2017): controle invoeraangiften, onder meer op een match tussen voorafaangifte en aangifte tijdelijke opslag, voor aankomst van een schip en van de vervolgaangifte na aankomst.
• 2 ( 2e kwartaal 2017): idem voor vervoersaangiften.
• 3 (3e kwartaal 2017): koppeling tussen alle soorten aangiften en vooraf aangekondigde pre-arrival controles. Bij lopende controles vanuit Binnenbrengen worden goederen waarvoor een douaneaangifte is gedaan nog niet vrijgegeven.

Het project wordt eind volgend jaar bekroond met de introductie van Container Status Informatie(CSI). Dit bericht meldt dat er een douaneaangifte is gedaan voor alle goederen in een container die bij binnenkomst zijn aangegeven, en dat de goederen zijn vrijgegeven voor vervoer vanuit de haven naar het achterland.

Deel dit bericht