“Bedrijfsleven heeft baat bij aandacht voor aangifte”

De komende tijd wil de Douane de behandeling van aangiften ingrijpend verbeteren. De hulp van indieners is daarbij hard nodig.

Laurens Booijink, projectleider Kwaliteit van de Aangifte (Douane Nederland)

De komende tijd wil de Douane de behandeling van aangiften ingrijpend verbeteren. Dit komt het toezicht en de dienstverlening ten goede. Doel is marktpartijen sneller duidelijkheid te bieden over hun aangiften, en de eventuele hinder die zij ondervinden van controles tot een minimum te beperken. Hierbij is wel de hulp van indieners nodig: hoe zorgvuldiger zij hun aangiften invullen, des te vlotter en efficiënter kan de Douane deze controleren.

Niet alle indieners vullen hun aangiften even nauwkeurig in, is de indruk van de Douane. “We zien bijvoorbeeld dat bij in- en uitvoeraangiften belangrijke gegevens verkeerd, onduidelijk of geheel niet worden vermeld”, vertelt douanemedewerker Laurens Booijink, projectleider Kwaliteit van de Aangifte. “Ook worden er vergissingen gemaakt, waardoor onjuiste aangiften worden ingediend. Het nieuwe aangiftesysteem van de Douane AGS kan bepaalde fouten voorkomen, maar herkent andere nog niet. Zo kan het gebeuren dat door een fout in de aangifte in eerste instantie niet de juiste rechten worden afgedragen. Dit leidt tot extra controles en mogelijke correcties – vooral vervelend voor de ondernemer.”

Nieuwe impuls
De kwaliteit van de aangifte is volgens Booijink van groot belang: “De Douane hoeft goed ingevulde aangiften van betrouwbare partijen – AEO-certificaathouders – minder te controleren. Maar soms moeten we besluiten om vaker te controleren. Als cruciale gegevens in de aangifte ontbreken, waardoor we bijvoorbeeld niet weten om wat voor goederen het gaat, of welke marktpartijen bij een zending zijn betrokken.”

De Douane heeft de komende jaren meer oog voor bepaalde fiscale risico’s, zoals tariefindeling, oorsprong en waarde. “Aangiften waar we dergelijke risico’s zien, gaan we scherper controleren”, aldus Booijink. “Als we onjuistheden tegenkomen, leggen we een correctie op en stellen we de indiener daarvan op de hoogte. Dit heeft effect: de daaropvolgende aangiften zijn doorgaans correct.”

De dienst investeert in mensen en middelen om de aangiftebehandeling een nieuwe impuls te geven. Van indieners wordt ook iets verwacht: dat zij kritischer kijken naar de kwaliteit van hun aangiften. Booijink: “Vanzelfsprekend rekenen wij er op dat zij weten hoe ze de indeling, waarde en oorsprong bepalen. En dat zij de bijbehorende gegevens op de goede manier invullen.”

Geldig EORI-nummer
Indieners kunnen direct beginnen met het verbeteren van hun aangiften. Booijink noemt enkele van de aspecten die voor de Douane zwaar wegen. “Om te beginnen vragen we indieners om in alle gevallen een geldig EORI-nummer in te vullen van de marktdeelnemer die daadwerkelijk betrokken is bij de import of export van de goederen. Dit gaat wel eens mis. Zo wordt soms het fiscaalnummer gebruikt van een fiscale eenheid – meerdere ondernemers die voor de Omzetbelasting samen worden gezien als één – in plaats van dat van de betrokken (dochter)onderneming.”

“Ook zien we dat sommige indieners een Nederlands fiscaalnummer van een buitenlandse marktdeelnemer invullen alsof het een Nederlands EORI-nummer is,” gaat Booijink verder. “Gaat het om een onderneming elders uit de EU, dan dient de indiener gebruik te maken van het EORI-nummer dat dit bedrijf in het land van vestiging heeft toegekend gekregen. Marktdeelnemers van buiten de Unie kunnen zelf een EORI-nummer aanvragen in één van de lidstaten waar zij actief zijn.”

Is op de aangifte geen geldig EORI-nummer ingevuld, dan moet de Douane tijdens controles bij de indiener alsnog naar dit nummer vragen, wat tijdverlies betekent. Ook kan de dienst dan onmogelijk het aantal controles bij een bedrijf gericht terugschroeven.

Specifieke goederenomschrijving
Ook verzoekt de Douane indieners om de specifieke handelsbenaming te gebruiken bij het invullen van de goederenomschrijving. Bij voorkeur een handelsnaam (merk en productnummer) waarvan nadere specificaties zijn terug te vinden op internet. Ook is het toegestaan om de belangrijkste kenmerken van de goederen toe te voegen. Booijink: “We zien dat een deel van de indieners hier de algemene en uitgebreide tekst van het hoofdstuk of de post in kwestie kopiëren. Daardoor is het voor ons moeilijk om goederen te identificeren en tot op goederencodeniveau in te delen in het gebruikstarief. Dit kan leiden tot onnodige controles, oponthoud van zendingen en extra kosten.”

Het blijkt mogelijk om zonder grote inspanningen vooruitgang te boeken op dit punt, stelt Booijink. “In 2015 hebben wij hierover gesprekken gevoerd met een aantal indieners. Zij gaven aan baat te hebben gehad bij het aanscherpen van werkinstructies voor declaranten, het aanpassen van de aangiftesoftware en achterliggende databestanden en het geautomatiseerd aanleveren van de handelsbenamingen door de klant.”

Splitsen in meerdere artikelen
Verder verlangt de douanewetgeving van indieners dat zij aangiften splitsen in meerdere artikelen, als er sprake is van goederen die vallen onder verschillende codes van het gebruikstarief. Op die manier staat telkens de goede goederencode vermeld, worden steeds de juiste rechten afgedragen en kan de Douane de fiscale en niet-fiscale risico’s van de goederen beter inschatten.

Volgens Booijink laten sommige indieners hier een steek vallen: “Controles tonen aan dat er indieners zijn die één artikel aanmaken om alle goederen aan te geven. Daar treden we streng tegen op. Indieners riskeren hierdoor meer controles en mogelijke correcties, zeker als er sprake is van nalatigheid.”

Eerst communiceren
Booijink vertelt hoe de Douane het bedrijfsleven een zetje in de goede richting wil geven. “Communicatie staat voor ons voorop. Begin 2017 sturen we alle indieners van invoer- en uitvoeraangiften een brief. In de loop van volgend jaar benaderen we degenen bij wie we weinig progressie zien voor een gesprek. Dan kunnen we samen bekijken welke verbeteringen we op welke termijn kunnen behalen.”

Als vervolgens blijkt dat bepaalde indieners zich nog altijd weinig coöperatief opstellen, kan de dienst overgaan tot controles. Voor het merendeel van de indieners zal het echter niet zover komen, denkt Booijink. “Van de grote groep AEO-gecertificeerde douanevertegenwoordigers, importeurs en exporteurs verwachten we dat zij met ons zullen meewerken.”

De indiener profiteert
Het indienen van kwalitatief betere aangiften levert het bedrijfsleven voordelen op: minder overbodige controles, direct duidelijkheid over af te dragen rechten en (op langere termijn) minder correcties op ingediende aangiften. Deze verbeterslag kost indieners tijd en moeite – dat beseft ook de Douane. Daarom biedt de dienst hen tijd om de benodigde aanpassingen door te voeren in hun aangifteproces (en -software). “Door aan de voorkant daarvan veranderingen aan te brengen kunnen zij problemen in het vervolgtraject voorkomen”, besluit Booijink. “Daarmee bewijzen zij zichzelf, hun klanten én de Douane een dienst.”

De Douane blijft indieners informeren over zijn inspanningen om de kwaliteit van aangiften te verhogen via het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB). Begin 2017 zendt de dienst alle indieners een brief over dit onderwerp.

Wat vindt FENEX?
“Wij vinden het goed dat de Douane aandacht besteedt aan de kwaliteit van de aangiften”, verklaart FENEX, brancheorganisatie van expediteurs en logistiek dienstverleners. “Het maken van douaneaangiften is een vak, dat diepgaande kennis en ervaring vereist. Wij staan achter de aanpak die de Douane heeft gekozen, omdat de nadruk vooral ligt op elkaar helpen en niet zozeer op bestraffen of met vingertjes wijzen.”

“Enige redelijkheid van de zijde van de Douane mag er wel zijn. Kleine (typ)foutjes kunnen altijd worden gemaakt. Ook moet volgens ons rekening worden gehouden met de AEO-status van een bedrijf. Ten slotte is enige mate van coulance geboden met het oog op alle ingrijpende veranderingen die momenteel op bedrijven afkomen, en die nog voor veel onduidelijkheid zorgen.”

“Aan de kant van het bedrijfsleven zien we dat veel bedrijven zelf al initiatief nemen om de kwaliteit te verbeteren. Zo is het aantal cursisten bij onze douaneopleidingen de afgelopen drie jaar bijna verviervoudigd. Ook is FENEX samen met de Douane bezig om de eisen om als vertegenwoordiger te mogen optreden beter in te kleden. En op verzoek van onze leden ontwikkelen we momenteel een tool waarmee bedrijven hun kennis en kunde kunnen toetsen.”

Deel dit bericht