“Overgang naar AGS Uitvoer verliep vlekkeloos”

Het Helderse bedrijf Peterson stapte als een van de eersten over op AGS Uitvoer. Van die vroege switch plukt de onderneming nu de vruchten.

Eind dit jaar is het definitief gedaan met douanesysteem DSU. Het in Den Helder gevestigde Peterson, dat zo’n 150 grote en kleine productieplatforms en booreilanden in de Noordzee bedient, omarmde als een van de eersten opvolger AGS Uitvoer. Bas Hetterscheid, business consultant bij de logistiek dienstverlener, vertelt hoe zijn werkgever de vruchten van die vroege overstap plukt. “Wij kregen persoonlijke begeleiding van de Douane en onze softwareleverancier. Samen konden we het systeem testen en eventuele fouten eruit vissen.”

Het bijna 100-jarige Peterson, ooit begonnen als inspectiebedrijf voor graan, is tegenwoordig een grote speler in de bevoorrading van offshore platforms en booreilanden op het Nederlands Continentaal Plat. “Traditioneel organiseren maatschappijen in deze sector hun eigen logistiek. Wij vertegenwoordigen negen olie- en gasmaatschappijen die zich hebben verenigd in de Southern North Sea Pool”, vertelt Hetterscheid. “Het delen van de capaciteit van warehouses, schepen, helikopters en het transport bespaart hen jaarlijks miljoenen. Peterson coördineert en verzorgt de totale logistieke afhandeling van de goederenontvangst, consolidatie, planning, douaneformaliteiten, transport plus de gehele retourstroom. En daar heb je meteen de link met uitvoer te pakken. Want goederen die de 12-mijlsgrens passeren, vallen onder de noemer export, en retourstromen worden aangemerkt als binnengebrachte goederen.”

Waaier aan uitvoerregelingen
De overgang van DSU naar AGS Uitvoer verloopt stapsgewijs. De Douane zag Peterson als een interessante kandidaat voor de tweede fase (van in totaal vijf), waaraan 25 geselecteerde aangevers en softwareontwikkelaars deelnemen. Het bedrijf gebruikt een grote variatie aan exportregelingen, waaronder definitieve uitvoer, tijdelijke uitvoer, wederuitvoer en passieve veredeling. Hetterscheid hoefde niet lang na te denken over het verzoek van de dienst. “Wij hebben ons vrijwel meteen aangemeld. Voornaamste reden was dat er slechts een handjevol partijen deelnam in dit stadium, waardoor de Douane en onze softwareleverancier ons persoonlijk konden begeleiden. Samen konden we AGS Uitvoer testen en eventuele fouten eruit vissen. Bovendien hadden wij meer tijd om terug te vallen op het oude DSU-systeem, mocht dat nodig zijn.”

Klaar voor de start
Anders dan pure exportbedrijven was Peterson al bekend met het nieuwe douanesysteem. Hetterscheid: “Met het oog op de komst van AGS besloten wij drie jaar geleden al om over te stappen op een alternatief. Uiteindelijk kwamen wij uit bij de douaneoplossing van Fiton. De week vóór 1 mei, de dag dat wij overgingen, hebben wij een gesprek gehad met de Douane en de softwareleverancier. Beiden gaven aan er klaar voor te zijn. Die week hebben we onder meer gebruikt om templates klaar te zetten voor gestandaardiseerde aangiften en de masterdata te verifiëren. Die aanpak wierp zijn vruchten af. Het handjevol fouten dat we ontdekten, was binnen enkele uren verholpen. Zo bleek een bepaald invoerveld in de software onterecht als optioneel aangemerkt. Wanneer je dat leeg laat, krijg je een foutmelding bij het insturen van de aangifte. Maar los van de vraag waar wanneer de fout lag, was het voor Peterson van belang dat er een snelle oplossing kwam die ervoor zorgde dat de goederen geëxporteerd konden worden.”

Koudwatervrees wegnemen
De 15 declaranten van Peterson waren snel vertrouwd met AGS Uitvoer, dat binnen de Fiton-omgeving eenzelfde interface heeft als DSU en AGS Invoer, aldus Hetterscheid. “Voordat we live gingen heb ik nog wel een beknopt memo rondgestuurd met aandachtspunten, de meest voorkomende foutmeldingen en hoe ze daarop kunnen anticiperen. Als je voor het eerst met AGS Uitvoer gaat werken en je krijgt meteen enkele foutmeldingen, dan kun je de – begrijpelijke ­– neiging hebben weer terug te vallen op DSU. En het is weliswaar mogelijk de autorisatie daarvoor uit te zetten, maar dan is er geen fall back-optie meer. Eventuele koudwatervrees kun je beter wegnemen door te laten zien hoe problemen zijn opgelost, en iedereen te stimuleren aangifte te doen in AGS uitvoer.”

Al met al werkt AGS Uitvoer prima, besluit Hetterscheid. “Logistiek hebben wij nergens last van gehad. Ja, één keer was het systeem niet beschikbaar, maar toen konden wij terugvallen op de noodprocedure en werden aangiften binnen tien minuten afgehandeld. Dus van mij mag de stekker nu al uit DSU!”

Tips van Bas Hetterscheid
•  Zorg dat je snel kunt schakelen met je softwareleverancier
•  Wees nieuwsgierig: onderzoek hoe AGS Uitvoer in elkaar steekt
•  Zet de masterdata over vanuit DSU en verifieer de goederencodes
•  Train je medewerkers, informeer ze over veranderingen in AGS
     Uitvoer die van invloed kunnen zijn binnen je bedrijf
•  Heb er vertrouwen in

Deel dit bericht